10 raisons pour lesquelles les projets dépassent le budget

Statistiquement, au moins 85% de chaque projet dépasse le budget dans une certaine mesure. Cela est souvent dû à des événements imprévus échappant au contrôle de l'homme. Heureusement, vous pouvez faire pencher la balance en votre faveur si vous êtes conscient de ce qui pourrait mal tourner. En laissant de la place dans votre budget pour les imprévus et en développant un plan d'urgence, vous pouvez réduire le risque d'épuisement des fonds.

Inexpérience du chef de projet

L'inexpérience du responsable d'un projet peut signifier que tout aspect de celui-ci peut être mal géré par inadvertance, y compris le budget. S'il est vrai qu'il y a une première fois pour chaque entreprise, un chef de projet qui est novice dans ses responsabilités peut rencontrer plus d'obstacles que celui qui a l'habitude de voir un projet de bout en bout. Les chefs de projet néophyte ont besoin de plus de conseils et de supervision tout au long du processus, ou à tout le moins, d’un mentor à qui on peut faire confiance pour donner des conseils prudents et objectifs.

Mauvaise communication / gestion du personnel

Pour qu'un projet se développe, une communication précise et opportune doit être présente à toutes les phases. Le chef de projet doit exprimer clairement ce qui est nécessaire et ce qui se passe avec les fournisseurs, les sous-traitants, les membres d'équipage / de l'équipe et les administrateurs. Les membres individuels de l’équipe / de l’équipe doivent également bien communiquer entre eux. Des malentendus lors de la planification et de l'exécution ont pour conséquence que les tâches ne sont pas exécutées correctement. Corriger la situation peut entraîner des retards et des dépassements de budget. Les collègues doivent se tenir mutuellement au courant tout au long du processus afin d’aider les échéanciers prévisionnels à converger et à minimiser les coûts imprévus.

Erreur humaine

Les erreurs humaines vont d’un point décimal omis ou égaré sur un bilan au mauvais équipement commandé. Peu importe la forme que cela prend, les erreurs peuvent être coûteuses. La plupart des formes d'erreur humaine peuvent être atténuées en prenant un moment pour vérifier les documents, les commandes et en revérifiant les modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Perte par dommage ou dysfonctionnement

Lorsque des équipements clés sont cassés sur le site, endommagés lors de l'installation ou ne fonctionnent pas comme prévu, ils doivent être réorganisés, remplacés ou réparés pour que le projet reprenne son cours. Chacune de ces situations peut constituer une dépense imprévue pour le budget alloué. Un pourcentage du budget de chaque projet doit être mis de côté à l'avance pour éviter de détourner des fonds des besoins budgétisés (jusqu'à 30%).

Problèmes de relation fournisseur

Les problèmes avec des entrepreneurs, des fournisseurs ou des fournisseurs externes peuvent avoir une incidence sur le budget de votre projet. Utilisez uniquement des fournisseurs réputés pour leur fiabilité et leurs compétences. L'absence de professionnalisme, l'impossibilité de respecter les délais et les travaux de mauvaise qualité impliqueront de trouver un autre fournisseur pendant le projet et de payer de nouveaux honoraires pour engager un remplaçant.

Absentéisme des employés

Un certain degré d'absentéisme peut survenir en raison d'une maladie ou d'une urgence, mais s'il est excessif, cela gênera la réussite d'un projet. Les personnes choisies pour diriger un projet doivent être pleinement investies personnellement pour le mener à bien et choisies avec soin par la direction. Si les employés doivent être remplacés à mi-projet, les retards sont probablement dus à la courbe de formation / apprentissage que doit suivre la nouvelle personne. Si un certain nombre d'employés sont perdus et non remplacés, il sera plus difficile d'exécuter la tâche en cours, moins de personnes assumant davantage de tâches.

Mauvaise finition

Les tâches assignées doivent non seulement être terminées à temps, mais elles doivent également être bien exécutées. Une mauvaise performance au travail nécessitant plus d'un ajustement ou une révision coûte plus cher en raison des heures supplémentaires requises et peut peser lourdement sur tout budget. Le fait d'avoir des professionnels qualifiés et expérimentés sur un projet peut faire toute la différence.

Facteurs environnementaux

Peu peut être fait contre les intempéries ou les catastrophes naturelles. Un projet peut être mis à l'écart de manière inattendue et indéfinie en raison de conditions empêchant les membres de l'équipe d'arriver sur le site, retardant la livraison de fournitures ou entraînant une perte partielle ou totale. Récupérer de ce type de contretemps n’est pas une mince affaire, mais il est judicieux d’allouer de l’argent à l’assurance dès les premières étapes de la planification.

Imprévoyance

Une mauvaise planification est responsable de la plupart des déficits budgétaires. En termes simples, lorsque moins de fonds que nécessaire sont alloués à un projet, il est certain qu’il faudra plus d’argent pour mener à bien le projet. Ne pas comprendre ce qui est requis financièrement pour une entreprise, des salaires aux frais généraux, peut conduire à une pénurie de fonds dans les premières étapes.

Mauvaise allocation des ressources

Les fonds budgétisés doivent être utilisés judicieusement pour éviter des dépenses exorbitantes dans des domaines non vitaux. Dépenser trop d'argent dans un domaine et pas assez dans un autre peut compromettre l'ensemble du projet, en particulier dans une petite entreprise disposant de fonds limités. Un exemple serait la construction / rénovation d'une cuisine dans laquelle les coûts ont été réduits en utilisant des revêtements de sol moins chers afin de permettre l'achat d'appareils électroménagers beaucoup plus sophistiqués. Après l'installation du sol, les appareils ont été livrés. Le revêtement de sol de qualité inférieure a été endommagé lors de l’installation des appareils et un nouveau revêtement de sol doit maintenant être commandé. Non seulement le calendrier a été affecté, mais le budget aussi. Un choix plus judicieux aurait été de commander des revêtements de sol et des appareils électroménagers de bonne qualité et à prix modéré afin de contrôler le budget et le projet dans les délais.

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