1099 Exigences de rapport pour les petites entreprises

L'Internal Revenue Service exige des entreprises qu'elles soumettent ce qu'elles appellent des "déclarations de renseignements" pour lutter contre l'évasion fiscale. L'un d'eux, le W-2, indique à l'IRS le revenu d'un employé. Un autre formulaire, le formulaire 1099, indique une rémunération reçue par un vendeur ou un fournisseur de services qui n’est pas incorporé, telle qu’une société S, une société à responsabilité limitée ou un propriétaire unique. Sur les 17 types de formulaires 1099, les petites entreprises - celles définies par l'IRS comme ayant des recettes brutes de 5 millions de dollars ou moins - utilisent couramment la version 1099-MISC.

Contexte

Les efforts pour combler l'écart fiscal - la différence entre les revenus déclarés et les revenus réels - ont conduit à une législation en 2010 qui aurait imposé des obligations de déclaration 1099 plus strictes. Selon la sénatrice du Michigan, Debbie Stabenow, les dispositions des lois relatives à la protection des patients et aux soins abordables, ainsi que des lois relatives à la petite entreprise, auraient alourdi de 2 000% le fardeau administratif des petites entreprises. La loi globale de 1099 sur la protection des contribuables et le remboursement des excédents de subvention de l'échange, signée par le président Obama en avril 2012, a abrogé les modifications. En 2012, 1099 règles restaient telles qu'originellement rédigées sous l'Internal Revenue Code 6041 (a).

Que signaler

Selon l'IRS, vous utilisez un formulaire 1099-MISC pour déclarer les paiements de services - et non de biens - liés au fonctionnement de votre société ou de votre commerce, jamais à des paiements personnels et uniquement à des vendeurs non constitués en sociétés lorsque vous les avez payés au moins 600 $ une année donnée. Par exemple, si vous payez 800 USD pour la chaîne nationale American Computers, Inc., l’installation de logiciels sur votre système informatique ne serait pas signalée. L'utilisation de John Doe IT Services, un contractant indépendant, pour effectuer le même travail au même prix nécessiterait un 1099-MISC. Si vous deviez acheter un nouveau serveur auprès de John Doe IT Services, vous ne soumettriez pas de formulaire 1099 car vous aviez acheté un produit, pas un service.

Qui

Le test IRS pour déterminer si les paiements sont éligibles pour la déclaration 1099-MISC est soumis à quatre conditions: pas un employé; paiement appliqué aux services fournis pour votre entreprise ou votre commerce; le paiement a été versé à une société de personnes, à un particulier, à une société à responsabilité limitée ou à une succession, et les paiements effectués tout au long de l'année ont totalisé 600 $ ou plus. Parmi les honoraires professionnels nécessitant la déclaration 1099, notons ceux versés aux architectes, ingénieurs, avocats, entrepreneurs et paysagistes. Toute rémunération versée après le décès d'un employé doit être signalée à son bénéficiaire ou à sa succession à l'aide d'un 1099-MISC. Afin de compléter vos 1099, vous aurez besoin du numéro d'identification du contribuable de chaque fournisseur non constitué en société auprès duquel vous avez acheté des services. Sinon, vous devrez retenir 28% du montant de la transaction et l'envoyer à l'IRS.

Dépôt

Les entreprises déposent la copie A du 1099-MISC dans l’IRS et la copie B dans l’entité ou la personne payée. Vous avez la possibilité de déposer en ligne ou d'envoyer vos 1099 par la poste à l'IRS. Cependant, ne téléchargez pas les formulaires à partir du site Web de l'IRS car ils ne peuvent pas être numérisés. Vous devez les commander en appelant le 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) ou via www.irs.gov/Businesses/Online-Ordering-for-In-formation-Returns-and-Employer-Returns. Le dépôt de formulaires non numérisables pourrait entraîner une pénalité. Pour l'année d'imposition 2012, déposez vos copies 1099 au plus tard le 28 février 2013 ou, si vous les déposez par voie électronique, au plus tard le 1er avril. Lorsque vous soumettez des formulaires papier, vous devez inclure le formulaire 1096, «Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements des États-Unis». Toute entreprise qui enregistre 250 ou plus 1099-MISC doit archiver son fichier. Sauf si vous déclarez des paiements à la case 8 - "Paiements de substitution tenant lieu de dividendes ou d'intérêts" - ou à la case 14 - "Produit brut payé à un avocat" - envoyez la copie B avant le 31 janvier 2013. La copie B comprenant la case 8 ou 14 paiements doivent être postés avant le 15 février 2013.

Pénalités

De nouvelles pénalités plus lourdes introduites dans la Small Business Jobs Act sont toujours en vigueur à compter du 1 er janvier 2011. Une pénalité minimale de 10 000 USD par 1099 déposée avec ce que l'IRS qualifie de "mépris intentionnel" pour fournir des informations exactes s'applique désormais. La production tardive, mais dans les 30 jours suivant la date limite, entraîne une pénalité de premier rang de 30 USD par 1099, avec un maximum de 75 000 USD pour les petites entreprises. Le dépôt de plus de 30 jours de retard, mais avant le 1 er août, entraîne une pénalité par formulaire de 60 $ à 200 000 $ au total; le non-dépôt ou le dépôt après le 1 er août vous coûtera 100 $ par formulaire, jusqu'à 500 000 $.