3 types de documents commerciaux

Les entreprises traitent des centaines de types de documents différents, mais ceux-ci peuvent généralement être classés comme informatifs, négatifs ou persuasifs. Les types de messages peuvent se chevaucher; Par exemple, un message peut être à la fois négatif et informatif. Presque tous les documents commerciaux tentent d'utiliser le message du document pour créer de la bonne volonté en s'adaptant aux besoins du public visé. Les rédacteurs adaptent les documents en fonction d'un certain nombre de variables relatives à l'audience, notamment la taille, la position et les caractéristiques de l'audience.

Documents informatifs

Les documents informatifs comprennent les états financiers, les lettres d'information, les rapports de recherche, les résumés, les remerciements et les ajustements de compte. Les envois sont une autre forme de message informatif qui explique ce qui est envoyé. Les télécopies et les courriels avec pièces jointes sont souvent accompagnés de lettres de transmission. Pour transmettre le message souhaité, les documents d’information doivent être pertinents et brefs, ou simples s’ils ne sont pas brefs. Les documents informatifs positifs n'ont pas besoin du même niveau de volonté que les documents persuasifs ou négatifs, mais les messages informatifs doivent néanmoins montrer de la considération pour le public visé.

Documents négatifs

Les documents négatifs sont utilisés à diverses fins, souvent pour présenter des excuses ou expliquer une situation négative. Les types de documents négatifs incluent les refus, les avis disciplinaires, les évaluations de performance négatives, les mises à pied et les licenciements. Pour créer ou réparer la bonne volonté, les rédacteurs de documents négatifs peuvent tenter de reformuler les informations de manière positive ou persuasive. Les rédacteurs de documents négatifs refondus doivent s'assurer que les éléments négatifs sont toujours compris et que le public comprend le message voulu par le document.

Documents persuasifs

Les documents persuasifs tentent de convaincre l'audience de souscrire au point de vue des écrivains. Les annonces, les curriculum vitae, les évaluations du rendement et les appels de collecte de fonds sont tous des types de documents convaincants. Écrire un document convaincant peut prendre un peu plus de stratégie que d’écrire d’autres types de documents, car le rédacteur doit prédire et traiter les objections éventuelles du public. Les rédacteurs de documents persuasifs peuvent répondre aux objections du public en faisant appel aux émotions et en offrant des raisons de prendre des mesures immédiates.

Construire la bonne volonté

Outre les autres objectifs, les documents commerciaux permettent généralement de créer ou de restaurer de la bonne volonté auprès du public visé. Goodwill informe le public que l'expéditeur du document est attentionné et sympathique. Cette considération rend le public plus susceptible de comprendre et d’agir sur le message du document. Les rédacteurs de documents font preuve de bonne volonté en organisant les informations pour répondre aux besoins du public, en mettant l'accent sur les informations positives, en faisant preuve de politesse et en structurant le document conformément aux normes commerciales et industrielles.

Recommandé