5 formats de communication d'entreprise
Les entreprises utilisent généralement plusieurs formats de communication pour atteindre le public le plus large possible lors de la transmission de messages. Chaque format de communication offre des avantages ou des inconvénients en fonction du message envoyé et des destinataires. En outre, différents formats de communication peuvent coûter plus cher que d’autres. De nombreuses petites entreprises s'intéressent au coût de la communication d'entreprise car elles ne disposent peut-être pas d'un capital important pour les services administratifs. Les entreprises doivent adapter leur message avec soin afin d'éviter le moins de confusion possible lorsque les individus reçoivent le message et en interprètent le sens.
Lettres et mémos
Les lettres et les mémos sont la communication écrite la plus traditionnelle. Les lettres sont couramment utilisées pour présenter des informations commerciales officielles à d'autres entreprises, à des particuliers ou à des parties prenantes externes. Les organisations peuvent également utiliser des lettres pour communiquer des contrats commerciaux ou établir des relations professionnelles avec d'autres entreprises du monde des affaires.
Les mémos sont généralement un format de communication écrit interne utilisé pour transmettre des informations aux gestionnaires et aux employés. Les entreprises utilisent peut-être moins de mémos dans le contexte commercial actuel, notamment en raison de l'utilisation croissante du courrier électronique professionnel.
Des réunions
Les réunions offrent aux organisations un moyen de transmettre des informations en utilisant un format personnel. Les réunions peuvent inclure des gestionnaires, des employés ou des clients. Les entreprises ont recours aux réunions pour s’assurer que le message transmis comporte peu ou pas de confusion; ils permettent aux personnes écoutant l'orateur d'avoir la possibilité de poser des questions ou de donner leur avis. Ce format de communication peut être davantage utilisé par les propriétaires d’entreprise, les directeurs ou les gestionnaires, qui se rencontrent souvent pour discuter de grandes idées d’entreprise avant de prendre une décision. Les petites entreprises ne peuvent pas utiliser les réunions si elles ont très peu ou pas d'employés.
Le courrier électronique est une forme électronique de communication écrite. Ce format de communication est devenu plus populaire à mesure que les entreprises utilisent davantage d’ordinateurs personnels dans leurs opérations commerciales. Le courrier électronique offre aux entreprises un format quasi instantané pour transmettre un message ou transférer des informations à des personnes internes ou externes à l'entreprise. Alors que la communication professionnelle par courrier électronique était considérée à ses débuts comme moins formelle, de nombreuses entreprises ont développé des formats de courrier électronique formels pour la communication professionnelle afin de maintenir un niveau de professionnalisme standard. Les petites entreprises utilisent couramment la communication par e-mail car il s'agit d'une option peu coûteuse pour contacter les parties prenantes internes et externes.
Des médias sociaux
Les sites Web et réseaux de médias sociaux ont présenté un format de communication d'entreprise relativement nouveau. Les réseaux de médias sociaux permettent aux organisations de créer des sites Web ou des pages de fans et de développer un suivi des clients. Les entreprises peuvent être en mesure de transmettre des informations importantes sur leur entreprise par l’intermédiaire de ces réseaux, d’offrir aux particuliers des bons de réduction et d’autres remises sur leurs produits, ou de les utiliser pour atteindre différents marchés cibles ou groupes démographiques sur le marché économique. Alors que les petites entreprises à domicile peuvent ne pas trouver les médias sociaux utiles, les entreprises plus établies peuvent avoir de meilleurs résultats sur les médias sociaux.
Discussion en ligne
Le chat en ligne est une autre fonctionnalité relativement récente que les entreprises ajoutent à leurs sites Web. Le chat permet aux organisations de tirer parti des personnes qui consultent le site Web de l'entreprise et de présenter un système de réponse que les consommateurs peuvent utiliser s'ils ont des questions concernant l'entreprise ou ses produits. Plutôt que de laisser les consommateurs rechercher des informations de contact, telles que des numéros de téléphone ou des adresses électroniques, les entreprises peuvent utiliser un lien de chat en ligne sur la page d'accueil de leur site Web pour connecter les consommateurs directement à un représentant du service clientèle.