5 étapes du processus de communication en milieu de travail

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous allez probablement passer la plus grande partie de la journée à communiquer: communiquer avec vos employés, clients, clients potentiels, fournisseurs, ainsi qu'avec ceux qui sait qui d'autre. Il semble donc judicieux de vous rafraîchir la mémoire au sujet des cinq étapes du processus de communication, afin d’affiner vos compétences. Claude Elwood Shannon, ingénieur électricien en électricité, a publié dans un journal de mathématiques en 1948 ce qu’on appelle désormais la «mère» de tous les modèles de communication. Ses idées subsistent, mêlées à certains défis contemporains auxquels les propriétaires de petites entreprises sont souvent confrontés au travail.

Formuler une idée

Pour de nombreux propriétaires d'entreprise, formuler une idée de message est l'étape la plus facile du processus en cinq étapes, car il y a une impulsion. Le message tombe souvent dans la catégorie «bonne nouvelle» (« Je vous fais une promotion! ») Ou dans la catégorie moins bonne nouvelle (« Votre client mécontent a déposé une autre plainte ».)

Défi pour le propriétaire de petite entreprise: une fois que vous avez attiré l'attention de quelqu'un, il peut être tentant de soulever d'autres questions. Mais ne risquez pas de diluer ou de confondre votre message; respectez un thème et concentrez-vous uniquement sur lui.

Encoder et développer le message

Le «codage» est une autre façon de convertir ou de traduire une idée en message. Si vous avez déjà pensé: «Je sais ce que je veux dire; Je ne sais tout simplement pas comment le dire », alors vous êtes probablement bloqué sur l'étape d'encodage. Cela peut être plus compliqué que ne le pensent beaucoup de propriétaires de petites entreprises.

Défi pour le propriétaire de petite entreprise: Prenez votre temps avec cette étape importante et, comme le font souvent les écrivains, «parlez» de votre chemin à travers des moments difficiles. Choisissez vos mots avec soin, en choisissant des termes et des termes clairs et directs. Évitez les questions rhétoriques, qui pourraient confondre le destinataire de votre message.

Message voyage sur un support

Tout d’abord, vous devez choisir le support le mieux adapté à votre message avant de l’envoyer. La plupart des communications se font par des moyens visuels ou auditifs. Considérez une réunion en face à face comme une combinaison des deux, ce qui peut être idéal pour vos besoins, car vous pouvez renforcer vos mots avec des indices non verbaux.

Défi pour le propriétaire de l’entreprise: Pensez à l’environnement dans lequel le support réside. Cela pourrait interférer avec un décodage précis de votre message. Si, par exemple, un environnement est excessivement chaud, bruyant ou autrement gênant, réexaminez votre choix.

Le destinataire reçoit et décode le message

Il ne fait aucun doute que cela peut être l'étape la plus précaire du processus de communication. Et si vous choisissez une réunion en face-à-face avec un employé ou un client, vous vous rendrez probablement compte de ce fait à la seconde où vous verrez un air de confusion sur le visage du destinataire.

Défi pour le propriétaire de petite entreprise: N'oubliez pas de placer l'accent là où il convient: sur l'interprétation du message par le destinataire . (En termes simples, vous avez eu votre tour; maintenant, c'est le sien.) Il peut poser des questions alors qu'il tente d'interpréter, d'analyser et de comprendre un message, mais pas toujours. Donnez-lui un peu de temps pour le faire.

Les commentaires du destinataire concluent le processus

Les commentaires sont essentiels au processus de communication en cinq étapes, car ils permettent de s’assurer que le message est bien compris. Lors de rencontres face à face, le retour d'informations peut être rendu immédiatement, ce qui constitue un avantage. Une communication écrite et une réponse (telle que dans un courrier électronique) peuvent être préférées par les propriétaires de petites entreprises qui plaident la presse du temps. Mais entre le potentiel de retards et de mots mal interprétés et d’emphase, cela peut saper les meilleures intentions du propriétaire d’une entreprise.

Défi pour le propriétaire de petite entreprise: Même si votre destinataire accepte de la tête - ce qui est toujours un bon signe -, demandez-lui de le reformuler à votre avantage. C'est une compétence d'écoute active, qui est vantée, car elle peut atténuer les problèmes de communication. Il n’a pas été conçu par Claude Elwood Shannon, mais il est probable qu’il aurait approuvé son style simple. Il savait, comme tout le monde, combien d'obstacles peuvent nuire à la «simple» activité de communication à double sens.

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