7 étapes pour une entreprise sans papier
Dans une entreprise sans papier, vous pouvez remplacer des rangées d’archives et des piles d’arbres morts par des plantes en pot et un espace dégagé. La conversion de fichiers existants au format électronique facilite leur stockage, leur partage et leur recherche. Avec le bon système de sauvegarde électronique en place, un bureau sans papier est également protégé des fichiers perdus ou endommagés.
Obtenir l'adhésion des employés
Si vos employés sont hésitants ou résistent au passage à un bureau sans papier, vous ne réussirez jamais. Commencez tôt et souvent avec le plus grand nombre d’employés possible, des discussions sur des solutions de rechange sans papier à leur flux de travail actuel. Identifiez les membres du personnel les plus intéressés par le passage au sans papier et impliquez-les dans des projets pilotes de conversion de secteurs de l'entreprise. Par exemple, une réceptionniste pourrait prendre l’habitude d’envoyer des messages vocaux par courrier électronique au lieu de les écrire.
Dossiers Pare Down
Numériser et convertir des documents dont vous n’avez pas besoin au départ n’a aucun sens. Commencez par trier les classeurs existants ou les piles de papier et en retirant les documents obsolètes, tels que les anciens mémos ou les manuels expirés, dont vous n'avez simplement pas besoin. Consultez votre avocat et votre comptable pour savoir combien d'années de reçus et de documents commerciaux vous devriez conserver.
Numérisation et OCR de documents existants
Achetez un scanner fourni avec le logiciel OCR, qui numérise automatiquement les documents en fichiers PDF ou Word interrogeables. Un numériseur grand volume recto verso qui accepte plusieurs formats de papier, des reçus aux feuilles de format légal, devrait répondre aux besoins de la plupart des lieux de travail. Pour les bureaux qui ne peuvent pas éviter de numériser régulièrement de gros volumes de documents, envisagez de doter chaque employé d'un scanner de bureau afin d'éliminer les lignes sur un ordinateur plus grand.
Inscrivez-vous pour la facturation sans papier
La plupart des entreprises proposent des options de facturation sans papier, dans lesquelles elles envoient des factures et des reçus par courrier électronique au lieu de les envoyer par la poste. Non seulement cela réduira votre charge de papier, mais certains détaillants offrent même un rabais ou des bonus si vous désactivez le courrier papier. Assurez-vous que le destinataire désigné enregistre ces enregistrements dans un emplacement central, et non dans son compte de messagerie personnel, afin de garantir un accès ultérieur.
Passer au fax électronique
Les services en ligne tels que eFax et FaxZero, associés à un scanner, peuvent remplacer complètement un télécopieur traditionnel. Distribuez votre télécopieur électronique et recevez les télécopies entrantes sous forme de fichiers PDF envoyés par courrier électronique. Envoyez une télécopie en téléchargeant un fichier PDF numérisé ou généré par ordinateur. Ces services peuvent même générer automatiquement une page de garde pour vous.
Déchiqueter les documents restants
Mettre des années de dossiers de clients et d'impôts dans la corbeille peut être un cadeau inattendu à un voleur ou à un concurrent curieux. Assurez-vous de prendre des précautions lors de la destruction des documents numérisés, par exemple en engageant une entreprise de déchiquetage pour détruire les documents sensibles.
Sauvegardez vos fichiers électroniques
Si vous ne sauvegardez pas vos fichiers, un seul disque dur en panne ou une surtension peuvent effacer tout votre historique professionnel. Configurez un référentiel de fichiers central, tel qu'un serveur partagé, et sauvegardez régulièrement son contenu sur un serveur externe, hors site. Un plan de sauvegarde réparti géographiquement vous protège contre les pannes de disque dur ainsi que les menaces liées à l'emplacement, telles que les tremblements de terre ou les incendies.