Les avantages des fichiers ".DOT" dans Word
Le programme Microsoft Word Office fournit une suite complète d'outils de traitement de texte et de création de documents utiles. L'un de ces outils, le modèle, permet aux utilisateurs d'automatiser la création de documents. Vous pouvez utiliser l'un des nombreux modèles fournis disponibles "prêts à l'emploi" dans Word. Vous pouvez également créer des modèles en stockant les documents formatés sous forme de fichiers ".dot". De cette manière, vous pouvez créer des formats de document standard comprenant des scripts de commande automatisés, garantissant ainsi une production de document efficace avec un formatage régularisé.
Fichiers de modèle Microsoft
Lors de la rédaction de documents dans Microsoft Word, vous constaterez peut-être que vous utilisez un format de papier similaire dans différents documents. De plus, ce format n'existe pas dans la bibliothèque de modèles fournie avec Word. Pour pouvoir réutiliser ce format à plusieurs reprises sans modifier manuellement les paramètres d'espacement et de formatage au début de chaque document, vous pouvez créer un fichier ".dot" ou un fichier de modèle de document.
Mise en forme
Lors de la création initiale d'un document, vous pouvez modifier l'espacement, les polices, les marges et autres paramètres afin de correspondre aux spécifications de format requises. Par exemple, une classe ou un projet nécessitant que les documents adhèrent au format MLA suppose que tous les documents ont un double espacement, des marges d'un pouce et une police lisible, telle que New Times Roman, à 12 points. De plus, MLA nécessite un en-tête et un schéma de numérotation des pages particuliers. Vous pouvez formater un document pour inclure tous ces éléments avant de saisir du contenu, puis enregistrez le fichier au format ".dot". Plus tard, lors de la création d'un nouveau document, vous pourrez sélectionner le modèle sans avoir à répéter le processus de formatage.
Les macros
De plus, vous pouvez spécifier des "macros" dans tout votre document. Une macro représente une série de commandes que vous pouvez combiner en une seule grande commande. L'outil de création de macros de Word enregistre ces commandes afin que la plupart des séquences d'actions puissent être enregistrées. Par exemple, vous pouvez enregistrer la création d’un graphique avec des couleurs ou des tailles spécifiques incluses. Ensuite, vous pouvez sélectionner cette macro dans une liste ou l'affecter à une touche de raccourci pour un accès rapide. Les modèles peuvent également inclure vos macros définies par l'utilisateur qui s'exécutent automatiquement lorsque vous utilisez le modèle.
Avantages des modèles
Les avantages des fichiers modèles ".dot" semblent évidents. Vous pouvez créer des styles de document pour les réutiliser ultérieurement. En outre, vous pouvez créer des événements automatisés pour les modèles qui s'exécutent à chaque ouverture du modèle. Cela vous permet de simplifier la création de documents lorsque vous travaillez sur des documents Word courants. Lorsque vous manipulez une grande quantité de documents, cette simplification devient essentielle, car chaque outil permettant de gagner un temps précieux représente globalement de gros gains d'efficacité.