Les avantages de la mise à jour immédiate d'un grand livre
Les transactions commerciales d'une entreprise sont enregistrées dans un grand livre aux fins de reporting et d'analyse financiers. La mise à jour immédiate d'un compte au grand livre présente plusieurs avantages. Les technologies commerciales actuelles, telles que l'échange de données informatisé, permettent aux mises à jour de se produire automatiquement au fur et à mesure des transactions. Avoir accès à des informations actualisées peut vous aider à prendre de meilleures décisions pour améliorer vos profits.
Rôle de la technologie
La technologie informatique et les transactions électroniques ont modifié la manière dont les informations sont enregistrées dans le grand livre. Par exemple, l'échange de données informatisé, ou EDI, peut être utilisé par les entreprises pour transmettre des transactions électroniques aux fournisseurs. L'utilisation de l'EDI pour gérer les achats de stocks peut également mettre à jour automatiquement les enregistrements du grand livre général des stocks au fur et à mesure des transactions. Le grand livre peut recevoir des mises à jour automatiques sur les diminutions et les augmentations d’inventaire, les modifications de la quantité d’inventaire disponible et les transferts d’inventaire entre les magasins. Lorsque l'inventaire est immédiatement mis à jour, la direction a toujours accès aux informations actuelles sur les niveaux d'inventaire du produit.
Effet sur les actifs et les revenus
Outre l'inventaire, d'autres comptes d'actif et de produit du grand livre peuvent également être mis à jour automatiquement. La configuration de mises à jour automatiques peut réduire l'enregistrement de certaines écritures de journal répétitives et les employés peuvent se concentrer sur d'autres responsabilités qui ajoutent plus de valeur à l'entreprise. Les transactions qui affectent automatiquement les liquidités créent un besoin de meilleure planification et analyse des besoins mensuels en liquidités pour éviter les pénuries de liquidités. Lorsque les encaissements ou les comptes à recevoir sont mis à jour automatiquement, la direction peut enregistrer et reconnaître les produits plus rapidement et prendre des décisions plus rapides quant à l'utilisation de l'argent reçu.
Effet sur les passifs et les dépenses
Les transactions automatiques affectent également les passifs et les charges. Lorsqu'un paiement automatique est enregistré dans le compte du grand livre d'un passif ou d'une dépense, cela permet de s'assurer que la dette ou la dépense d'une entreprise est payée à temps et que la direction dispose d'un accès à jour aux informations sur la dette et les dépenses de l'entreprise. Cet arrangement peut améliorer les relations de l'entreprise avec les créanciers, de sorte que l'accès au financement est plus facilement accessible. De meilleures relations avec les fournisseurs de services et de produits peuvent augmenter les profits et réduire les coûts en améliorant les prix et les remises des produits ou des services.
Effets sur les rapports financiers
Les mises à jour immédiates du grand livre peuvent simplifier la production de rapports financiers à la fin de l’exercice. L'enregistrement automatique des transactions peut réduire les erreurs de compte associées à l'enregistrement manuel des transactions. Cela peut également réduire le temps nécessaire pour rassembler et analyser les informations présentées dans les états financiers en réduisant le besoin de corriger ou d'ajuster les écritures.