Directives relatives aux courriels professionnels

Le courrier électronique a changé la communication faciale dans le monde des affaires en réduisant l'utilisation des lettres commerciales traditionnelles et en fournissant un moyen plus rapide de transmettre un message aux clients, aux collègues et aux superviseurs. Avec le changement technologique, cependant, viennent inévitablement les idées fausses sur la façon d'écrire des courriels professionnels. En raison de sa nature rapide et de son aspect informel, les e-mails professionnels n’ont souvent pas le même niveau de professionnalisme et de clarté que les lettres professionnelles, mais avec une instruction, un soin et une édition appropriés, vos e-mails professionnels peuvent être aussi professionnels que toute lettre sur papier.

Avantages

L'intégration du courrier électronique dans les entreprises a contribué à la mondialisation de nombreux secteurs en raison de la transmission rapide des messages. Que vous envoyiez une lettre commerciale à New York ou à Londres avant les e-mails et les fax, la communication par écrit prenait beaucoup plus de temps qu'aujourd'hui. Le courrier électronique permet d'économiser du temps et augmente à son tour la communication et la productivité.

Importance

Selon Ferris Research en 2010, environ 145 millions de personnes utilisent le courrier électronique pour des raisons professionnelles en Amérique du Nord, tandis que l'utilisateur de messagerie professionnel moyen envoie environ 600 courriers électroniques par semaine. Depuis son intégration dans le monde des affaires, le courrier électronique a joué un rôle de premier plan dans la communication d'entreprise, faisant pression supplémentaire pour que les personnes envoient des courriels exceptionnels. En raison du volume élevé de messages quittant l'adresse e-mail moyenne d'une entreprise, il est difficile d'envoyer systématiquement un contenu parfait, grammaticalement correct et bien structuré. Toutefois, un e-mail mal structuré et non structuré peut avoir des effets négatifs importants sur vous et votre entreprise.

Caractéristiques

Un e-mail professionnel doit être structuré de manière efficace, car la plupart des destinataires n’ont pas le temps de parcourir un grand nombre de textes dans un e-mail uniquement pour trouver le point principal. Les courriels professionnels doivent énoncer l'objectif du message au début du texte, en utilisant le corps comme une occasion de rattacher les détails et d'expliquer les points confus, ainsi que la conclusion permettant de récapituler l'intro et d'émettre une brève approbation. L'essentiel est de garder le courrier aussi court que possible sans sacrifier les informations importantes ou le contact commercial. Les fonctionnalités d'un email professionnel sont des formules, permettant aux destinataires de savoir exactement à quoi s'attendre structurellement et où chercher des réponses.

Avertissements

En écrivant des courriels professionnels, il y a des «choses à ne pas faire» qui vous éviteront de gêner ou d'offenser votre destinataire, tout en vous évitant de paraître peu professionnel. Ces points doivent être suivis religieusement car cela vous concerne directement, ainsi que votre entreprise, et pourrait éventuellement nuire à vos relations avec certaines personnes.

N'envoyez pas d'e-mails HTML. De nombreuses personnes ont leurs comptes de messagerie configurés sur "Emails texte uniquement", de sorte que HTML paraîtra désordonné et désorganisé, allant à l'encontre de l'objectif du message entier.

N'envoyez pas de pièces jointes ou d'images dans le texte dans vos courriels, à moins que votre client ne vous le demande. Certaines personnes ont encore des connexions par numérotation ou des connexions réseau lentes, qui se bloquent souvent si des pièces jointes non garanties sont envoyées dans leur boîte de réception. Le destinataire ne sera pas content si Internet décompresse une pièce jointe pendant une heure et bloque la connexion.

Si vous envoyez un courrier électronique à un groupe de personnes, veillez à modifier toutes les informations applicables afin qu'elles soient associées à chaque destinataire. Commencez par adresser chaque destinataire par son prénom et / ou son nom de famille, et n'oubliez pas de modifier d'autres détails tels que le nom de la société, les adresses et les informations de contact. Aussi pénible que cela puisse être, c'est mieux que d'envoyer à M. Johnson, le PDG, un message adressé à Debra Flannery, directrice des relations publiques.

Protégez les courriels des informations délicates et déconnectez votre nom de la controverse. Si la nature de vos affaires avec une personne implique des opinions sensibles ou de mauvaises nouvelles, appelez-la simplement pour discuter du problème. Il y a certains messages auxquels vous ne voulez pas que votre nom soit associé pour des raisons personnelles, alors conservez-le et n'ayez pas peur de téléphoner.

Considérations

Bon nombre de vos courriels sont votre seule chance de contacter un client pour le compte de votre entreprise. Aussi agréable que ce serait de pouvoir donner à chaque client potentiel une attention personnalisée et en personne, ce n’est pas réaliste. Vos courriels professionnels - du premier au dernier - doivent comporter le plus haut degré de professionnalisme, de structure, de grammaire, de ponctuation et de concision. En comprenant les avantages, la signification, l’anatomie et les tabous dans un courrier électronique professionnel, vous pouvez commencer à changer le stigmate occasionnel associé à l’écriture de courriers électroniques. Avant d'envoyer votre e-mail professionnel, relisez-le plusieurs fois et, si vous avez quelqu'un sous la main, faites-le éditer. Une deuxième paire d'yeux est toujours une bonne chose.