Règlements d'organisation commerciale
Les statuts constituent un cadre pour la gouvernance de votre entreprise. Vous devez notamment inclure des dispositions standard relatives à votre conseil d’administration, à vos dirigeants et à vos réunions. Si votre entreprise est une LLC, il est crucial que vous rédigiez des règlements, car ceux-ci prouvent que vous suivez les formalités. Vous êtes libre de rédiger vos règlements sans la participation de votre conseil d'administration, ou vous pouvez attendre que votre conseil soit assemblé et demander votre contribution.
Actionnaires
Vos règlements devraient inclure des dispositions importantes concernant les actionnaires. Par exemple, vous devez indiquer l'heure et le lieu des assemblées annuelles et extraordinaires des actionnaires. De plus, vos statuts devraient indiquer quels actionnaires ont le droit de voter. Vous pouvez fournir un cadre général concernant l'ordre du jour lors des assemblées générales des actionnaires. Par exemple, expliquez que le procès-verbal de la dernière assemblée annuelle devrait être lu avant les rapports des dirigeants et l'élection des administrateurs.
Conseil et officiers
Vos règlements administratifs devraient aborder certains aspects relatifs à votre conseil d’administration. Vous devez expliquer le nombre de personnes composant votre conseil d’administration, la durée de leur mandat et la procédure recommandée pour le renvoi et le remplacement des postes vacants. Vos statuts doivent également inclure des informations sur les membres du conseil qui occuperont les fonctions de responsables (secrétaire, vice-président et président, par exemple), sur les tâches et responsabilités de chaque responsable, sur la procédure de révocation des membres et sur les postes vacants.
Contrats et prêts
Les règlements de votre organisation doivent indiquer qui est autorisé à passer des contrats pour le compte de votre entreprise et qui peut agir en tant que mandataire de votre entreprise. Par exemple, vos règlements administratifs peuvent expliquer que votre conseil d'administration peut autoriser certains dirigeants à passer des contrats ou à agir en tant que mandataires. Vous pouvez également inclure des dispositions indiquant s'il est permis de consentir des prêts à des dirigeants ou à tout membre du conseil d'administration et dans quelles circonstances des prêts peuvent être consentis.
La finance
Vos règlements devraient inclure des dispositions relatives aux finances. Par exemple, vos statuts ne peuvent attribuer à certains dirigeants le droit de faire des chèques qu'au nom de votre entreprise. De plus, vos règlements peuvent inclure des dispositions expliquant où l’argent doit être déposé - par exemple auprès d’une société de fiducie ou d’une banque - et indiquant les personnes pouvant être autorisées à retirer de l’argent du compte de votre organisation. De plus, vos règlements peuvent inclure des règles concernant ce qui doit être fait avec un pourcentage du surplus gagné. Par exemple, vous pouvez affecter un pourcentage à la maintenance des biens de l'entreprise.