Politique d'approvisionnement des entreprises
Une politique d’approvisionnement d’une entreprise fournit des directives aux professionnels des achats, aux chefs de département et aux employés d’une petite entreprise. Une politique d'approvisionnement aide votre entreprise à acheter efficacement et à optimiser les ressources de ses fournisseurs. Un achat efficace peut économiser de l’argent et apporter une contribution importante à la rentabilité.
Autorité
Une politique d'approvisionnement répertorie les membres d'une entreprise ayant le pouvoir d'acheter des fournitures pour l'entreprise. Au début de votre activité, vous pouvez assumer la responsabilité de tous les achats. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez déléguer les achats à des employés spécifiques ou autoriser tout employé à acheter des fournitures jusqu'à une certaine valeur. Les arrangements informels peuvent conduire à des achats inefficaces ou à un gaspillage dû au double emploi des commandes. La mise en place d’une structure d’approvisionnement formelle permet aux personnes nommées de prendre la responsabilité d’acquérir efficacement et d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix des fournisseurs.
Limites d'achat
La politique établit les limites de dépenses pour les employés ou les gestionnaires habilités à acheter. Votre entreprise peut autoriser les responsables de départements à acheter des fournitures à faible coût, telles que des fournitures de bureau ou de bureau, jusqu'à une certaine valeur, sans avoir à demander une autorisation. Si vous nommez des responsables des achats, vous pouvez les autoriser à effectuer des achats jusqu’à la valeur convenue sans demander d’autorisation supplémentaire. Pour les achats dépassant la limite convenue, ou pour les achats d'équipement qui représentent des investissements, vous devez obliger les acheteurs à obtenir l'approbation de vous ou de votre conseil d'administration.
Fournisseurs préférés
Une politique d'approvisionnement peut indiquer les noms des fournisseurs préférés pour certains types de produits. Les fournisseurs privilégiés sont des entreprises qui ont démontré leur capacité à livrer des fournitures répondant à vos normes de qualité à des prix compétitifs. L'utilisation de fournisseurs privilégiés simplifie la procédure d'achat, car vous n'avez pas à contacter plusieurs fournisseurs et à évaluer leurs offres.
Choix du fournisseur
Si votre société n'a pas de fournisseurs privilégiés pour certains produits ou fournitures, vous devez définir les critères de sélection des fournisseurs dans la politique d'approvisionnement. Généralement, un acheteur à la recherche d'un nouveau fournisseur demandera à trois entreprises de soumettre des propositions ou des devis. Votre politique d'approvisionnement doit spécifier si le choix du fournisseur doit être basé sur la qualité du produit, la capacité de respecter les délais de livraison, le prix, la disponibilité du service après-vente ou une combinaison de ces facteurs. Les critères varieront selon le type d'achat. Pour un composant complexe critique, par exemple, la qualité sera probablement le facteur le plus important. Le prix sera probablement le facteur décisif lorsque vous achetez des articles de base tels que des articles de papeterie.
Considérations éthiques
Pour un nombre croissant d'entreprises, les considérations éthiques jouent un rôle important dans leurs décisions d'achat. Votre politique d'approvisionnement peut donc indiquer que votre entreprise ne traitera qu'avec des fournisseurs dotés d'une politique environnementale reconnue ou d'un devoir de diligence publié envers leurs employés. La politique peut indiquer que votre entreprise inspectera les locaux du fournisseur pour s'assurer que des conditions de travail équitables sont en place.