Notions d'écriture commerciale

L’écrivain William Zinsser a écrit dans son texte fondateur «On écrit bien». «La note de service, la lettre commerciale, le rapport administratif», ainsi que la proposition marketing, la note adressée à un patron, un courrier électronique ou postal Tout est qualifié d'écriture, dit-il. Dans tous les cas, observe Zinsser, la clé est la même: présenter les idées de manière cohérente.

Objectif

Les auteurs de «Essentials of Business Communication» indiquent que la première phase d’écriture consiste à définir un objectif. "Demandez-vous (1) pourquoi est-ce que j'envoie ce message et (2) qu'est-ce que j'espère accomplir?" Le but aide l'auteur à se concentrer, en éliminant les informations inutiles. Un outil utile en journalisme consiste à rédiger le titre d'un article et à demander à chaque phrase: "Comment cette phrase soutient-elle ce titre?" Si une phrase n'appuie pas le titre, le journaliste la rejette,

Public

Timothy Flood dans «MFA Fundamentals in Business Writing» observe que les écrivains ne parviennent pas à adapter l'écriture au lecteur. Une erreur courante est de supposer un manque d'expertise de la part du lecteur. Ainsi, l'auteur inclut plus de détails que nécessaire. Ainsi, quelqu'un écrivant à un public d'experts en informatique explique que «Apple et Windows sont les deux principaux systèmes d'exploitation utilisés par les consommateurs», ce qui est inutile - ces experts le savent. Une deuxième erreur est de présumer trop de savoir-faire. Un expert en la matière a tous les faits en tête et oublie que le public ne le sait pas.

Effacer les noms

«Pensez en termes simples», conseille Susan F. Benjamin dans «Rédaction rapide et sans heurt des affaires». Benjamin n'établit aucune distinction entre un vice-président directeur d'une entreprise et «un type dans la rue» - les deux sont plus convaincus et plus motivés par le langage clair . Dites-leur de «utiliser», pas «utiliser», «acheter» ou «acquérir». Écrivez à propos des usines, des immeubles de bureaux ou des magasins, pas «installations», qui est un terme fourre-tout et non spécifique.

Voix active

La voix active est beaucoup plus attrayante pour le lecteur que la voix passive. À la voix active, quelqu'un fait quelque chose; dans la voix passive, "les choses sont faites". Une déclaration active est que "j'ai fait une erreur", tandis que la version passive est que "des erreurs ont été commises". Cette version passive implique que les erreurs commises elles-mêmes, ce qui est bien sûr, absurdité.

Email

Les experts en rédaction commerciale sont d’accord: le courrier électronique n’est plus un moyen de correspondance informel. Il a remplacé le mémo interoffice, la lettre commerciale, voire le contrat. Ainsi, le courrier électronique est soumis à toutes les règles de la rédaction commerciale, y compris des noms clairs et un objectif clair. Une différence importante est que le courrier électronique devrait être plus pertinent que toute autre correspondance. c'est à cause de l'utilisation météorique de l'email.

Écrivez un sujet précis et concis, par exemple, «Rendez-vous pour signer un contrat», «Nouvelle politique en matière de rapport de dépenses», «Date de distribution des primes».

Aussi, réfléchissez-y à deux fois avant d'utiliser le courrier électronique. Décidez si un appel téléphonique, ou marcher quelques minutes et frapper à la porte du bureau de quelqu'un, pour transmettre le message vous-même, c'est mieux. Vous serez entendu beaucoup plus rapidement et efficacement si vous remettez votre message personnellement plutôt que d'attendre que le destinataire l'ouvre.

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