Comment adresser plusieurs personnes dans une lettre
Avec l'avènement de la communication numérique, la correspondance commerciale a radicalement changé. Aussi simple et rapide que d’envoyer un courrier électronique, les dirigeants professionnels savent qu’il existe toujours des normes lorsqu’il s’agit de rédiger et d’adresser une lettre à plusieurs destinataires. Comprenez les règles, que vous écriviez un courrier électronique ou une lettre standard pour obtenir les meilleures réponses pour vos lecteurs.
Types de correspondance
Il semble qu'il existe de plus en plus de moyens d'envoyer la communication d'entreprise à l'ère moderne. Les notes rapides sont souvent envoyées via des services de messagerie privée et instantanée et même via la messagerie texte. Toutefois, si vous envoyez une correspondance officielle au nom de votre entreprise, une lettre ou un courrier électronique est l'option la plus professionnelle. Toute correspondance fait partie des archives professionnelles officielles, ce qui signifie que vous devez tenir compte de votre ton et de votre contenu lorsque vous envoyez quelque chose d'écrit. Cela devient une trace écrite et potentiellement juridiquement contraignante.
Beaucoup de gens continueront automatiquement à utiliser des salutations plus formelles dans les lettres standard lorsqu'elles recevront une correspondance informelle par courrier électronique. Selon votre degré de connaissance des parties, dire «Salut» ou «Hé» est peut-être trop décontracté. Faites toujours attention à votre public et assurez-vous de le traiter correctement.
Adresse électronique à plusieurs destinataires
Le courrier électronique est plus indulgent avec les exigences de formalité. Vous avez les zones d'adresse qui incluent les destinataires principaux, les copies carbone (CC) et les copies carbone aveugles (BCC). Entrez l'adresse email de chaque destinataire dans la case appropriée. Les personnes qui doivent recevoir et répondre à la lettre sont les principaux destinataires. Si vous envoyez également une copie à un responsable ou à une autre partie nommée dans la lettre, celle-ci reçoit la lettre à titre informatif et doit figurer dans la zone CC.
La boîte BCC est destinée aux destinataires qui n'ont pas besoin d'être nommés. Ainsi, tout le monde est aveugle à leur accusé de réception ou à un groupe si grand que vous ne voulez pas que tout le monde réponde à l'ensemble du groupe. Il sert de contrôle de confidentialité pour les courriels de groupes importants.
Dans le corps de l'e-mail, indiquez le nom de deux ou trois destinataires après le message d'accueil. Par exemple, "Cher Joe, Jane et Tim" ou "Cher M. Johnson, Mme Hollis et M. Baxter." Pour les listes volumineuses, indiquez le nom, la société et le titre en ordre avant le message d'accueil. Par exemple:
- John Tillis, président d'ACME Inc
- Jane Jones, PDG, Tip Top Sales Company
- Billy Allen, vice-président, Allow Metal Inc
- Neil Benson, vice-président, Peter Piper Peppers Company
Vous continuerez cette liste pour que le groupe voie qui est dans la correspondance même si les adresses sont en BCC. Le message d'accueil serait alors quelque chose comme: "Chère équipe" ou "Chers Messieurs". Même s’il s’agit d’un courrier électronique, essayez de vous adresser à plusieurs personnes dans un courrier aussi professionnel que possible.
Adresser une lettre à deux personnes
Les lettres commerciales passant par des canaux de courrier standard ne disposent pas de zones d'adresses email pratiques. Avant le message d'accueil, vous allez créer un bloc pour chaque destinataire. Le bloc divise le nom, le titre et les informations sur la société en gros morceaux comme on le verrait sur l'enveloppe. Chaque bloc du destinataire est séparé par une ligne.
Un exemple de bloc destinataire est:
- Ronald Jones, directeur des opérations
- Solutions de ressources opérationnelles, Inc
- 10101 Main Street, Suite 200
- Meilleure ville, MA 00111
Un bloc peut inclure ou non un téléphone ou un fax. Pour ce qui est du message d'accueil réel, une fois que vous avez répertorié tous les destinataires, utilisez un message d'accueil de groupe, tel que "Chers participants" ou "Chers collègues du projet".
Copies carbone et copies aveugles
Pour les lettres standard, ceux qui reçoivent les informations en tant que CC ou BCC, sont notés après la désignation de votre signature à la fin de la lettre. Au-dessous de votre signature, listez les noms des destinataires en copie carbone, le cas échéant. S'il existe une copie carbone invisible, il vous suffit de noter que quelqu'un dont le nom n'est pas nommé en reçoit une copie. Ceci est fait après votre signature et après le CC, en notant BCC.