Comment annoncer aux clients le départ d'un employé de confiance

Il existe plusieurs moyens d’informer le client de la démission d’un employé. En fait, vous pouvez trouver un bon exemple de lettre aux clients concernant le départ d’un employé sur Internet. Traiter la démission d'un employé peut aider à éviter que vos clients ne se sentent perdus. Pour préserver cette relation, vous devez informer le client de la démission d'un employé dès que possible avec une approche logique et systématique. Cela est vrai que vous utilisiez un exemple de lettre aux clients concernant le départ d'un employé ou que vous choisissiez de faire l'annonce par courrier électronique.

Créer une équipe de transition

Mettez en place une équipe de transition pour que tout se passe bien après le départ de votre employé. La tâche principale de l’équipe de transition est de gérer les préoccupations, problèmes ou problèmes que votre client pourrait avoir lorsqu'un nouveau point de contact commence à travailler pour son compte. C'est toujours une bonne idée d'inclure un responsable dans l'équipe de transition afin que votre client estime que vous valorisez ses activités. Assurez-vous que votre équipe de transition évalue le compte du client, les échéances à venir et les méthodes préférées utilisées par votre employé pour servir le client.

Fournir aux clients un délai d'exécution suffisant

Lorsque vous devez informer le client de la démission d'un employé, il est important que vous le préveniez le plus tôt possible . Cela permet à votre client de se préparer à entamer une relation de travail avec un nouvel employé et vous donne également la possibilité de le rassurer en lui assurant que vous fournirez le même niveau de service qu’il attend. Dans certains cas, vous ne pouvez donner qu'un préavis de deux semaines ou moins, mais dès que vous recevez un avis de votre employé, vous devez informer vos clients dans un délai d'un jour ou deux au plus.

Sélectionnez une nouvelle personne de contact pour votre client

Alors que vous vous apprêtez à envoyer un e-mail informant les clients de leur démission _, il est essentiel que vous affectiez un nouvel employé à la prise en charge du compte du client. Il est impossible pour vous de faire une transition en douceur si vous ne sélectionnez pas un nouveau point de contact pour votre client. En fait, vous ne devriez pas envoyer de courrier électronique informant le client de la démission de votre employé sans pouvoir lui attribuer un nom.

Assurez-vous que le nouveau responsable du compte est au courant des besoins du client afin d'éviter toute interruption du service. L'envoi d'un courrier électronique informant les clients de leur démission, sans indiquer le nom du nouveau représentant, peut créer une incertitude et des doutes dans l'esprit de votre client.

Introduire personnellement un nouveau point

Que vous utilisiez un exemple de lettre aux clients concernant le départ d’employés ou que vous les informiez par e-mail, vous devez tout de même organiser une réunion entre votre nouvelle personne de contact et votre client comme moyen de présentation officielle. Cela peut aider à établir de bonnes relations entre le client et le nouveau représentant et à donner à votre nouvelle personne de référence la possibilité de communiquer les compétences et l’expérience qui font de cette personne le remplaçant idéal. La clé d'une transition réussie est de créer un climat de confiance avec le client. Une rencontre en face à face avec la nouvelle personne-ressource est un début idéal pour ce processus.

Éviter d'être négatif

Au cours de ce processus de transition, il est important que vous évitiez de divulguer des détails sur les raisons pour lesquelles votre employé a quitté votre entreprise. Dans certains cas, vous avez peut-être licencié cet employé et, dans d'autres cas, il peut être parti pour poursuivre d'autres opportunités. Dans les deux cas, vous devez simplement informer le client que l’employé ne travaille plus avec votre entreprise et n’offrir aucun autre détail. Parler négativement de cet employé peut avoir un impact négatif sur votre future relation avec le client, surtout si ce client fait confiance à l'employé qui quitte.

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