Comment enregistrer automatiquement les emails envoyés

Les e-mails envoyés peuvent être enregistrés pour créer un enregistrement écrit important pour votre entreprise. Ces enregistrements peuvent être utilisés pour confirmer des conversations et vous aider à vous rappeler des informations commerciales importantes. Ils peuvent même servir de preuves juridiques et sont considérés comme juridiquement contraignants dans de nombreux cas. Parce que vous ne savez jamais quand un email sera nécessaire, choisissez l'option pour enregistrer automatiquement tous les emails envoyés. De nombreux programmes de messagerie proposent cette option par défaut, tandis que d'autres vous permettent de choisir une option pour les enregistrer. Les courriers électroniques peuvent être automatiquement enregistrés dans un dossier, généralement appelé «Envoyé». La plupart des programmes qui n'enregistrent pas automatiquement les courriers envoyés l'ont en option.

1.

Connectez-vous à votre compte de messagerie habituel. Vérifiez si vos messages électroniques envoyés sont déjà automatiquement enregistrés. De nombreux programmes de messagerie ont une liste de dossiers sur le côté gauche. Vérifiez s'il existe un dossier «Envoyé» et s'il contient les messages récemment envoyés.

2

Allez dans le menu "Options". Dans certains programmes, il peut indiquer «Options de messagerie» ou «Préférences».

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Pour modifier vos paramètres, vous devrez passer par certaines options de menu supplémentaires. Ces options dépendent du programme ou du service que vous utilisez.

Dans Yahoo! Mail, cliquez sur "Général" et sélectionnez l'option "Enregistrer vos messages envoyés dans le dossier Envoyé".

Dans Hotmail, cliquez sur "Plus d'options", puis sur le lien "Enregistrer les messages envoyés" et choisissez "Enregistrer tous les messages envoyés dans le dossier Éléments envoyés".

Dans Microsoft Outlook, accédez à l'onglet "Courrier" et choisissez "Enregistrer les copies des messages dans le dossier Éléments envoyés".

4

Cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer les nouveaux paramètres.

5

Choisissez un dossier spécifique dans lequel enregistrer les messages envoyés si vous préférez et si votre programme de messagerie contient cette option. De nombreux programmes vous permettent de sauvegarder vos emails avec les emails d'origine. Comment exactement cela dépendra du programme.

Dans Microsoft Office Outlook, cliquez sur le menu "Outils", sur "Options", sur l'onglet "Préférences" et choisissez "Options de messagerie". Assurez-vous que l'option "Enregistrer les copies des messages dans le dossier Éléments envoyés" est sélectionnée, puis cliquez sur "Options de messagerie avancées". Cochez la case "Dans les dossiers autres que la Boîte de réception, enregistrez les réponses avec le message d'origine."

6

Envoyez un e-mail de test pour confirmer que les e-mails sont en cours de sauvegarde.

Avertissements

  • La méthode exacte pour enregistrer automatiquement les messages envoyés sur votre messagerie différera légèrement en fonction de votre programme de messagerie. Consultez la section d'aide de votre programme pour plus de détails.
  • La plupart des programmes n'enregistrent les messages qu'une fois qu'ils ont été envoyés, et non s'ils viennent juste d'être démarrés. Certains programmes enregistreront les messages commencés dans un dossier "Brouillons", tandis que d'autres ne les enregistreront pas du tout.

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