Comment les plans de cafétéria affectent-ils un W-2?
Les plans de la cafétéria, ou de la section 125, incluent des avantages offerts par l’employeur qui sont exonérés des taxes fédérales et généralement de l’État. Vos employés paient ces avantages avec de l'argent avant impôt, que vous n'incluez pas dans leur salaire imposable sur leurs W-2 annuels. L'Internal Revenue Service a des règles spécifiques pour les plans de cafétéria et les W-2.
Règle générale
Un plan de cafétéria peut inclure une assurance maladie, accident, invalidité et vie qualifiée; aide à l'adoption; 401 (k) contributions; comptes d'épargne santé; couverture des services juridiques de groupe; et assistance pour personnes à charge. En règle générale, vous incluez uniquement le salaire imposable de vos employés sur leur W-2 et vous excluez leurs déductions avant impôt. Par exemple, vous soumettez les salaires imposables soumis à l'impôt fédéral sur le revenu à la case 1; les salaires soumis aux taxes de sécurité sociale et de l'assurance-maladie, respectivement, dans les cases 3 et 5; et les salaires assujettis aux impôts locaux et locaux, respectivement, dans les cases 16 et 18. Ces salaires ne comprennent pas les déductions de plan de cafétéria qui sont exonérées de ces taxes.
Exceptions
Faites preuve de prudence lorsque vous indiquez un salaire imposable sur le W-2, car chaque avantage d'un plan de cafétéria a sa propre implication fiscale. Par exemple, les primes d'assurance-vie temporaire d'un groupe dont la couverture excède 50 000 $ ne sont pas avant impôt, même si elles sont offertes dans le cadre d'un plan de cafétéria. Dans ce cas, incluez les primes pour une couverture supérieure à 50 000 $ dans le salaire imposable de vos employés. En outre, bien que les cotisations 401 (k) avant impôts soient exonérées de l'impôt fédéral sur le revenu, elles sont soumises aux taxes de la sécurité sociale et de l'assurance-maladie. Dans ce cas, excluez les cotisations 401 (k) du salaire fédéral de vos employés dans la case 1 et incluez-les dans les salaires de la Sécurité sociale et de Medicare, respectivement, dans les cases 3 et 5.
Prestations pour personnes à charge
Les comptes de dépenses flexibles pour personnes à charge permettent à vos employés de mettre de l'argent de côté avant impôt via une retenue sur la paie pour payer les frais de garde d'enfants à charge ou d'adultes. Le cas échéant, dans la case 10 du formulaire W-2, indiquez les montants pour soins à votre charge que vous avez engagés pour l’employé et / ou les montants versés par cet employé. Au moment de la publication, pour les déclarants mariés, les montants ne dépassant pas 5 000 $ sont non imposables et ne doivent pas être inclus dans les cases 1, 3 ou 5. Pour les personnes mariées qui déposent séparément, la limite non imposable est de 2 500 $. Les montants qui dépassent le seuil sont imposables et doivent être placés dans les cases 1, 3 et 5.
Bienfaits pour la santé
En vertu de la Loi sur la protection des patients et les soins abordables, pour les W-2 2012 et ultérieurs, vous devez déclarer le coût total de la couverture de vos prestations de groupe de santé dans la case 12. Le coût de la couverture comprend les montants payés par vos employés avant et après impôt. argent. Seuls les employés participant au plan doivent avoir cette information sur leur formulaire W-2. L'IRS a des directives spécifiques pour les informations qui devraient être incluses dans le montant de la couverture. Par exemple, vous incluez les montants pour les frais médicaux importants, mais excluez les montants pour les ententes d’épargne-santé. Le gouvernement fédéral utilise ces données pour mieux comprendre la valeur totale de l'assurance maladie et des autres types de couverture proposés par les employeurs. Cette information n'augmente pas le salaire imposable de vos employés.