Comment améliorer la productivité au bureau grâce à la formation croisée

Quel que soit votre type d'entreprise, il est facile pour vos employés de s'ennuyer et de faire les mêmes tâches tous les jours. Bien que vos employés sachent comment s’acquitter parfaitement de leurs tâches, il est probable qu’ils ne soient pas en mesure de remplacer des collègues malades ou décédés. Cependant, la formation croisée de vos travailleurs élargit leurs horizons et en fait des membres plus utiles de l’équipe. La formation croisée peut également améliorer la productivité, puisque tout le monde peut contribuer pendant les périodes de pointe inévitables.

1.

Demandez à tous les employés de dresser la liste de leurs fonctions essentielles. Énumérer simplement ce qui apparaît dans leurs descriptions de travail est insuffisant. Les descriptions d’emploi ne fournissent qu’une base de référence, mais de nombreux employés en font beaucoup plus. Donnez-leur des blocs-notes ou des classeurs et demandez-leur de créer des manuels détaillant ce qu'ils font chaque jour, en décrivant les procédures exactes. Cela peut prendre un certain temps, mais cette information servira de guide précieux aux autres employés.

2

Contactez votre équipe de gestion pour déterminer si la formation polyvalente doit être ministérielle ou interministérielle. Cela dépendra de nombreux facteurs, notamment la taille de l'entreprise et le nombre de départements. Si votre entreprise est très petite, les employés peuvent peut-être savoir comment faire le travail de tous les autres employés. Dans une grande entreprise aux multiples facettes, ce niveau de formation polyvalente serait impossible.

3

Travaillez avec chacun de vos employés et aidez-les à apprendre le travail d'un collègue. Encouragez les deux travailleurs à prendre des notes et assurez-vous que ces notes sont transcrites et documentées. Il est judicieux de configurer un dossier central sur le réseau de la société contenant toutes les notes et instructions. Utilisez ces notes plus tard pour améliorer votre programme de formation croisée.

4

Demandez à chaque chef de département de préparer un exposé sur la manière dont leurs départements respectifs s’intègrent dans la structure globale de la société. Il est facile pour un département et ses employés de se sentir isolés et de perdre du sens lorsqu'ils ne comprennent pas le rôle que leurs emplois jouent dans le succès global de l'entreprise.

5

Jumelez les nouveaux travailleurs avec des travailleurs plus expérimentés et faites-les passer par plusieurs départements ou unités différents au sein du même département. Ce type d’orientation créera de nouvelles embauches plus complètes.

6

Surveillez les signes de conflit entre les employés. Des problèmes personnels entre eux peuvent faire dérailler même le programme de formation polyvalent le mieux conçu. Conseillez aux employés en conflit lorsque vous découvrez le problème. Certains conflits sont simplement le résultat de malentendus. Il est donc possible de résoudre rapidement ces problèmes afin de rétablir l’harmonie et de maintenir la productivité.

Choses nécessaires

• Bloc-notes
• Liants