Comment inclure les remboursements sur une masse salariale
Les employés paient souvent les frais professionnels de leur propre poche et sont remboursés plus tard par leur employeur. Les employeurs accordent aussi parfois des indemnités salariales à ceux qui doivent souvent payer des dépenses professionnelles. Ces remboursements et allocations aux employés peuvent constituer un revenu non imposable ou imposable, selon les méthodes comptables de l'employeur. Selon l'IRS, "Si vous êtes un employeur et que vous remboursez les dépenses de l'employé, la façon dont vous traitez ce remboursement sur le formulaire W-2 de votre employé dépend en partie de la question de savoir si vous avez un plan responsable." Dans un régime comptable, les dépenses remboursées doivent être liées à l'entreprise et comptabilisées; tout excédent doit être retourné par l'employé.
Y compris les remboursements du plan comptable dans les chèques de paie
1.
Déterminez le salaire brut de l'employé pour la période de paie en fonction du nombre d'heures travaillées ou du montant de son salaire normal.
2
Calculez les montants de retenue d'impôt requis sur le salaire brut de l'employé pour la période de paie. Les taxes requises incluent l’impôt fédéral sur le revenu, la taxe de sécurité sociale et la taxe Medicare. Votre état peut également imposer des taxes sur les employés telles que l’impôt sur le revenu, l’assurance-invalidité ou l’impôt sur le chômage.
3
Déduisez tous les impôts requis, ainsi que toutes les retenues volontaires, du chèque de paie de l'employé pour obtenir son salaire net à partir d'un salaire.
4
Ajoutez le remboursement ou l'allocation comptable à la paie nette de l'employé pour obtenir le montant de son chèque. Inclure une description du montant du remboursement sur le talon de paie de l'employé.
Inclusion des remboursements de régime non imputables dans les chèques de paie
1.
Calculez le salaire ou le salaire brut de l'employé pour la période de paie, en fonction du montant de son salaire habituel ou de ses heures travaillées.
2
Ajoutez le remboursement non comptabilisé ou l'indemnité non imputable au salaire brut de l'employé pour obtenir le montant de son salaire brut. Ajoutez une description du montant du remboursement dans le talon de paie de l'employé.
3
Déterminez les montants de retenue d'impôt requis en fonction du salaire brut de l'employé pour la période de paie. Dans ce cas, sa rémunération brute inclut le montant de son remboursement ou de son indemnité, car les remboursements effectués dans le cadre d'un régime non comptable constituent des gains imposables.
4
Déduisez toutes les taxes requises et toutes les déductions volontaires du salaire brut de l'employé pour obtenir son salaire net.