Combien de temps les employeurs tiennent-ils des registres après la cessation d'emploi?
À la fin d'une relation de travail, les employeurs sont tenus de stocker les dossiers du personnel de leurs employés dans un endroit sécurisé. La durée pendant laquelle les dossiers des employés doivent être conservés varie, en fonction des lois fédérales et de certaines lois des États concernant la tenue des dossiers des employeurs. Ces réglementations sont strictes et les employeurs qui ne sont pas en mesure de produire certains dossiers d'employés après leur licenciement peuvent être passibles de lourdes pénalités et d'amendes imposées par des entités gouvernementales.
Démission d'un employé
Le terme "licenciement d'employé" couvre un certain nombre d'actions en matière d'emploi, et pas seulement le licenciement involontaire ou le licenciement d'un employé. Les employeurs utilisent le mot "licenciement" pour désigner tous les types de cessation d'emploi - démission volontaire, licenciement, retraite et élimination. Cela semble sévère pour le profane, mais les départements des ressources humaines parlent de licenciement simplement parce que cela signifie que la relation de travail est terminée, elle est donc toujours applicable quelles que soient les circonstances.
Composantes des registres d'emploi
Les registres d'emploi comprennent les dossiers du personnel, les registres de paie, les formulaires d'inscription aux avantages sociaux et les dossiers médicaux. Les documents relatifs à l'emploi - tout sauf les informations médicales et de santé - sont généralement stockés dans le service des ressources humaines et peuvent être mis à la disposition du personnel selon les besoins. Les enregistrements de paie sont parfois conservés séparément mais sont stockés pour faciliter l'accès par nom d'employé ou numéro d'identification, tel qu'un numéro de sécurité sociale.
Les informations concernant les avantages médicaux et médicaux des employés et les documents associés ne sont disponibles que pour les membres du personnel des RH ou les cadres nommés agents de la protection de la vie privée, comme le stipule le règlement d'application de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) qui garantit la confidentialité de certains dossiers conservés par un employeur.
Enregistrement des employés non dispensés FLSA
En vertu de la loi sur les normes de travail équitable (LSF), les employeurs sont tenus de conserver les registres de paie des employés non dispensés pendant trois ans. Les registres de paie des employés non exemptés incluent les copies de l'employeur des talons de paie ou des preuves de paiement des salaires, la preuve des heures supplémentaires payées, les heures normales et les heures supplémentaires travaillées, les retenues salariales et autres documents relatifs aux salaires. Les exigences en matière de conservation des documents pour les employés salariés exonérés diffèrent légèrement, uniquement parce que les employés exemptés n'ont pas droit aux heures supplémentaires et que, par conséquent, vous n'avez pas la preuve que les heures supplémentaires ont été payées. La LSF exige que les employeurs conservent les dossiers non exemptés pendant trois ans à compter de la date de cessation d'emploi.
Les exigences de la LSF sont de deux ans pour les documents tels que les conventions collectives, les évaluations de performance et les documents pouvant satisfaire aux exigences de justification des échelles de rémunération, des taux de rémunération et des niveaux de rémunération.
Les lois sur la conservation des documents des États peuvent différer des lois fédérales et, dans certains États, les exigences sont plus longues que celles imposées par la réglementation fédérale. L'État du Texas, par exemple, exige que les employeurs conservent certaines informations relatives aux salaires et aux impôts pendant quatre ans. Les employeurs du Texas devraient conserver certains documents relatifs aux avantages sociaux pendant six ans.
Tenue des dossiers de tous les emplois par l'EEOC
La commission américaine sur l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) vous oblige à conserver tous les relevés d'emploi pendant un an à compter de la date de cessation d'emploi de l'employé. Aux fins de la loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA), vous devez conserver les registres de paie pour la même durée que celle requise en vertu de la LSF: trois ans à compter de la date de cessation d'emploi. Les autres informations relatives aux avantages du personnel ne doivent être conservées que pendant un an.
Des règles spéciales de conservation des documents s'appliquent lorsqu'un employé dépose une accusation de discrimination en vertu de l'une des lois antidiscrimination que l'EEOC applique. En cas de litige entre employés en vertu des lois fédérales sur les droits civils, vous devez conserver les dossiers des employés jusqu'à ce que l'employeur et l'agence fédérale parviennent à une résolution ou jusqu'à ce que l'EEOC rende sa décision. Étant donné que les fichiers doivent être conservés tout au long du processus de résolution des litiges, un employeur peut mettre des années à mettre fin au processus pour éliminer en toute sécurité les fichiers de l'employé.
Mieux vaut prévenir que guérir
Étant donné que les règles de conservation des enregistrements varient en fonction des exigences des gouvernements fédéral et des États, il est prudent de conserver les enregistrements des employés pendant une durée maximale. C'est parfaitement bien de stocker ces enregistrements électroniquement, de sorte que vous n'avez pas à allouer de l'espace et des ressources aux enregistrements papier. Il serait sage de conserver tous les dossiers des employés pendant au moins trois ans - pour couvrir toutes les bases des règles fédérales - et plus longtemps, si nécessaire, pour se conformer aux règles des États.