Comment gérer le papier à lettres
Votre papeterie est un élément essentiel de votre image de marque professionnelle. Il est important de contrôler l'utilisation de votre papier à lettres, non seulement pour limiter les coûts et démontrer la responsabilité environnementale, mais également pour réduire les risques de malentendus éventuels, du fait d'une utilisation non autorisée du nom et du logo de votre entreprise.
Papeterie de bureau facilement disponible
Du fait que tant d’affaires se traitent maintenant en ligne, les articles de papeterie en papier ne sont plus utilisés aussi souvent qu’avant. Néanmoins, de nombreuses transactions commerciales sont toujours traitées à l'aide de documents imprimés. Il est donc important de disposer d'un stock de papeterie facilement disponible. Voici les différents composants d'une "garde-robe" typique de papeterie:
- Papier à en-tête: Le papier à en-tête est un papier à lettres avec le nom et le logo de votre société imprimés en haut. Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être que vos cadres supérieurs et vos responsables aient un papier à lettres personnalisé contenant également leurs noms et titres. L'en-tête est utilisé pour la plupart des communications professionnelles formelles, ainsi que pour les accords et même les contrats.
- Bloc-notes: comme de nombreuses personnes prennent maintenant des notes sur leur ordinateur ou leur tablette, les blocs-notes avec le logo de la société ne sont plus utilisés aussi souvent qu'auparavant. Certains bureaux préfèrent néanmoins les conserver pour une utilisation interne et informelle par les employés.
- Notes repositionnables: Les notes repositionnables ont de nombreuses utilisations sur le lieu de travail, notamment pour la communication entre les employés et pour fournir des salutations et des informations supplémentaires dans la correspondance envoyée par la poste.
- Cartes de visite: De tous les types de papeterie de bureau, les cartes de visite sont toujours les cartes les plus utilisées. Chaque employé devrait recevoir une réserve de cartes de visite dans le cadre du processus d'intégration.
- Enveloppes: Votre papeterie doit inclure des enveloppes de différentes tailles, toutes portant le nom, l’adresse et le logo de votre entreprise.
- Étiquettes: vous pouvez apposer des étiquettes plus grandes avec le nom et le logo de votre société sur des boîtes et des enveloppes plus grandes.
Éduquez vos employés
Espérons que vous pourrez engager des travailleurs qui comprennent l’importance de la conservation de la papeterie professionnelle en ne l’utilisant que lorsque cela est nécessaire. Cependant, vous devrez peut-être être proactif dans la communication de cet aspect de la conduite professionnelle. Voici quelques idées pour communiquer la nécessité d'une utilisation responsable de la papeterie à vos employés:
- Renforcer l'économie et la durabilité: la papeterie coûte non seulement de l'argent à votre entreprise, mais elle est également imprimée sur du papier. L'utilisation inutile gaspille de l'argent et est irresponsable du point de vue de l'environnement.
- Décourager l'utilisation personnelle: les employés ne doivent pas utiliser de papier à lettres professionnel, ni de bloc-notes, de cartes de visite ou d'enveloppes, pour leurs communications personnelles. Techniquement, il s’agit non seulement d’un vol des ressources de l’entreprise, mais cela peut également prêter à confusion si l’employé utilise la papeterie dans le cadre d’une activité parallèle ou en affiliation avec une autre organisation.
- Encouragez la communication électronique: fournissez à chaque employé un fichier graphique du logo de votre entreprise ainsi qu'un modèle de document Word qu'il peut utiliser pour générer une correspondance électronique de qualité professionnelle.
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Établissez une politique de désengagement qui oblige tous les employés partants à remettre tous les articles de papeterie, y compris les cartes de visite, en leur possession.
Nommer un gardien
Espérons que le fait d’être proactif et d’encourager l’utilisation responsable du papier à en-tête et d’autres fournitures permettra de contrôler l’utilisation de ces articles. Toutefois, si vos dossiers indiquent que les employés utilisent peut-être trop ces éléments, vous devrez peut-être désigner un portier pour gérer leur distribution et leur utilisation. Si vous avez un chef de bureau, il peut être le meilleur choix pour entretenir vos fournitures. Si vous n'avez pas de chef de bureau, envisagez de demander à un adjoint administratif principal d'assumer ce rôle.
Achat de fournitures de remplacement
Pour réduire les dépenses, proposez à vos travailleurs des alternatives aux articles de papeterie personnalisés:
- Articles de papeterie ordinaires: Fournissez des enveloppes, des blocs-notes et des notes autocollantes ordinaires pour le bureau.
- USPS et emballage des services de livraison: le service postal des États-Unis, ainsi que des sociétés de distribution telles que UPS ou FedEx, fournissent des matériaux d’emballage gratuits pour certaines classes de distribution. Utilisez ces supports gratuits au lieu de boîtes personnalisées et de grandes enveloppes, en utilisant des étiquettes portant votre logo à des fins d’identification et de marquage.
- Enveloppes de communication interoffices: lorsque vous devez faire circuler des documents papier dans votre bureau, utilisez une enveloppe interoffice ou interministérielle. Ces enveloppes sont fabriquées à partir de matériaux robustes et comportent des espaces où vous pouvez mettre le nom de la personne qui doit examiner les documents. C’est une manière économe et privée de manipuler des documents sur le lieu de travail.
Pointe
Vous pouvez créer du papier à la demande dans Word ou dans un autre programme de traitement de texte. Utilisez les en-têtes et les pieds de page pour enregistrer le texte ou les images souhaités, tels que les logos d'entreprise, et les formater dans le style qui convient à votre papier à lettres. Vous pouvez enregistrer l'ensemble de la configuration en tant que modèle pouvant être utilisé à tout moment pour imprimer une nouvelle page de papier à lettres. N'oubliez pas de charger votre imprimante avec le type de papier que vous préférez.