Comment gérer trop d'emails
Une boîte de réception complète est un problème qui peut s'aggraver rapidement si vous recevez un volume élevé de nouveaux messages chaque jour. D'ici peu, vous constaterez peut-être que votre boîte de réception contient des centaines de messages et vous ne pouvez pas vous souvenir des messages les plus urgents. Pour gérer efficacement votre boîte de réception, réduisez le volume de messages entrants, créez un système de classement efficace et demandez aux personnes qui communiquent avec vous de rendre leurs messages plus productifs.
1.
Activez la protection anti-spam dans votre client de messagerie pour réduire le volume de messages indésirables. Dans Microsoft Outlook 2010, cliquez sur l'onglet "Accueil" en haut de la fenêtre. Cliquez sur le bouton "Courrier indésirable", puis sur "Options de courrier indésirable". Cliquez sur l'onglet "Options" en haut de la fenêtre, puis sur "Faible", "Elevé" ou "Listes sûres uniquement" pour régler le niveau de protection. La plupart des programmes et services de messagerie offrent une forme de protection contre le spam.
2
Marquez les messages importants. Les clients de messagerie tels que Microsoft Outlook vous permettent de marquer les messages avec des drapeaux colorés. Cela fait ressortir les messages les plus importants dans une boîte de réception contenant de nombreux messages.
3
Créer des dossiers. Si vous stockez tous vos messages dans votre boîte de réception, vous pouvez facilement oublier des messages importants ou oublier ceux que vous avez lus et auxquels vous devez toujours répondre. Certains modèles de dossiers de messagerie utiles incluent la création d'un dossier pour chaque expéditeur, de dossiers pour les projets en cours au travail et de dossiers pour les messages auxquels vous devez répondre le plus rapidement possible.
4
Écrivez des réponses courtes. Vous pouvez souvent exprimer les éléments les plus essentiels de votre réponse en quelques mots ou phrases plutôt qu'en une seule page. Une brève communication laisse votre message moins sujet à interprétation, garantit que les parties les plus importantes ne sont pas oubliées et encourage les autres à vous renvoyer de courts messages.
5
Demandez à vos subordonnés au travail de structurer leurs messages plus efficacement en ajoutant des sujets descriptifs et en résumant ou citant les messages précédents lors de la réponse. En outre, demandez-leur d'utiliser le champ Carbon Copy uniquement lorsqu'un tiers doit absolument en recevoir une copie. Ces étapes réduisent le volume global de messages et le temps nécessaire pour répondre aux messages.
6
Lisez et répondez aux messages une fois par jour si vous constatez que le courrier électronique vous empêche de tâches plus importantes. Traitez d'abord les messages les plus importants, puis autant de messages que vous en avez le temps. Lorsque vous manquez de temps, arrêtez; les messages moins importants peuvent attendre.
7.
Créez un dossier "Archive" pour les très vieux messages que vous aurez peu de chance de relire. Cela vous permet de rechercher les messages si nécessaire, tout en les empêchant de rendre les messages plus récents difficiles à trouver.