Comment suivre les dépenses de votre entreprise

Le suivi des dépenses des petites entreprises est nécessaire aux fins de l’impôt et pour déterminer où des compressions peuvent être effectuées, comme le font les grandes entreprises. Le suivi des dépenses des petites entreprises permet également d’ajuster votre activité en cas de changements du marché ou de facteurs économiques, tels que la possibilité de réduire ou d’augmenter votre effectif, d’acheter ou de vendre des actifs.

1.

Dédiez un classeur ou un tiroir de bureau pour classer vos dépenses d'entreprise. Créez des dossiers avec les noms de chaque fournisseur, fournisseur de services publics, propriétaire ou débiteur hypothécaire, ainsi que de la rémunération et des avantages sociaux des employés. L'organisation et le suivi des dépenses des petites entreprises peuvent facilement identifier celles qui sont les plus cruciales et celles qui peuvent être réduites, selon Margaret Randolph, auteur de "Suivi de vos dépenses: un cahier d'exercices: un organisateur financier simplifié".

2

Diviser les dossiers en catégories et les classer par ordre alphabétique. Divisez-les à l'aide de dossiers contenant chaque dépense dans les catégories suivantes: taxes, employés, services publics, fournisseurs, fournitures de bureau et tout autre élément pertinent pour votre entreprise. Organisez chaque dossier dans l'ordre alphabétique. Classez-les en conséquence. Le Dossier sur les petites entreprises recommande ce modèle organisationnel pour les rendre facilement accessibles et consultables.

3

Créez une feuille de calcul ou utilisez un logiciel. Saisissez chaque facture ou achat immédiatement dans votre feuille de calcul ou votre logiciel de comptabilité pour fournir des informations ou fournir des documents à votre comptable ou à l'Internal Revenue Service.

4

Concevoir un système de sauvegarde. Prévoyez le risque que vous perdiez vos données ou vos documents. Procurez-vous un système de sauvegarde, qui est généralement proposé dans la plupart des programmes antivirus et de protection des ordinateurs tels que McAfee et Symantec ou via un compte avec un système de sauvegarde hors site, afin d'éviter toute perte des données de votre petite entreprise.