Comment suivre l'expéditeur sur un courrier certifié
Pour de nombreux propriétaires d’entreprise, les avis de courrier certifié peuvent être source d’anxiété, en particulier si vous savez que vous devrez attendre un jour ou deux pour recevoir votre courrier. Heureusement, il existe des moyens d'utiliser ce petit avis couleur pêche pour déterminer l'expéditeur probable de la lettre. Même si vous pensez que l'enveloppe contient de mauvaises nouvelles, savoir qui l'a envoyée peut vous aider à vous préparer à faire face à la situation.
Courrier certifié défini
Le courrier certifié est un service complémentaire offert par le service postal américain. Les expéditeurs reçoivent la preuve qu'ils ont envoyé la correspondance, peuvent suivre un article en transit et recevoir une preuve de livraison. Moyennant des frais supplémentaires, l'expéditeur peut également demander à la personne qui accepte le courrier (pas nécessairement le destinataire) de signer pour l'envoi. Le bureau de poste fournit ensuite une preuve de la signature à l'expéditeur.
Le courrier certifié a un double objectif: il crée une sécurité supplémentaire pour un colis ou une lettre lorsqu'il est en transit et il fournit aux expéditeurs la preuve qu'ils ont posté quelque chose. Les raisons pour lesquelles un expéditeur peut souhaiter ce type de preuve sont les suivantes:
- L'expéditeur a la responsabilité d'envoyer un contrat, un chèque ou un autre document avant une date précise. Le courrier certifié fournit la preuve que l'expéditeur a fait ce qui était requis.
- L'expéditeur et le destinataire sont en litige. Dans certains États, le courrier certifié peut être utilisé comme méthode de signification des documents. Le courrier certifié fournit également une trace papier qui peut être nécessaire pour documenter la communication pendant le conflit.
- L'expéditeur essaie de se connecter avec quelqu'un qui n'a pas répondu aux tentatives précédentes de communication. En envoyant une lettre certifiée, l'expéditeur peut documenter un effort de bonne foi pour entrer en contact.
Avis - Formulaires de gauche
Si l'expéditeur du courrier certifié ne demande que la preuve de livraison, le transporteur postal placera la lettre ou le colis dans la boîte aux lettres du destinataire après avoir numérisé le code de suivi. Dans les cas où l'expéditeur a demandé une confirmation de signature, le service postal tentera de trouver un adulte à signer pour la livraison. Si personne n’est disponible pour le signer, le transporteur laissera un bordereau indiquant au destinataire comment récupérer le colis au bureau de poste ou demander une nouvelle tentative de livraison. Officiellement, cette note est un formulaire PS 3849, également appelé "Avis laissé".
Pointe
Le formulaire PS 3849 sert à informer les destinataires de tous les types de courrier qui ne peuvent pas être distribués. Ne supposez donc pas que chaque bordereau couleur pêche de votre boîte aux lettres est destiné au courrier certifié.
Identifier l'expéditeur
En 2018, l'USPS a mis à jour ses formulaires avec avis laissé pour inclure un espace dans lequel le service postal peut écrire le nom de l'expéditeur. Cela devrait être suffisant pour identifier l'expéditeur. Si, pour une raison quelconque, le nom de l'expéditeur ne figure pas sur l'avis, retournez-le et vous trouverez le code de suivi de l'élément. Visitez USPS.com et envoyez le numéro de suivi. Le système de suivi peut ne vous fournir que la ville, l'état et le code postal de l'expéditeur, mais il peut s'agir de toutes les informations dont vous avez besoin pour déterminer l'identité de l'expéditeur.
Pointe
Dans certaines régions, USPS propose "Informed Delivery", un service qui vous avertit des messages entrants et vous fournit une photo de l'extérieur des enveloppes de format lettre. Si vous disposez de ce service, vous serez automatiquement informé de l'envoi d'une lettre certifiée et, si l'enveloppe est conforme aux normes USPS, vous pourrez voir l'adresse de retour sur la correspondance.
Malentendus à propos du courrier certifié
Comme le courrier certifié est souvent utilisé pour envoyer de la correspondance de nature sensible, il est compréhensible que vous craigniez de prendre votre lettre. Cependant, éviter un courrier certifié, en particulier le courrier d'affaires, est rarement une bonne idée. Voici pourquoi:
- Le courrier certifié est souvent important: si les poursuites judiciaires, les expulsions et les contrôles fiscaux sont une affaire déplaisante, ils ne disparaissent pas simplement parce que vous les ignorez. En fait, plus vite vous les connaîtrez, plus vite vous pourrez agir. Dans certains cas, résoudre le problème tôt peut réduire les coûts et les inconvénients.
- Refuser du courrier ne vous protégera pas: les expéditeurs utilisent le courrier certifié pour leur propre protection. Si vous essayez d'éviter de faire face à une situation, telle qu'une action en justice ou un énorme projet de loi fiscal, vous pourrez éventuellement aller de l'avant avec ou sans votre coopération.
- Cette enveloppe contient peut-être quelque chose d'agréable: un avocat qui s'occupe de la succession d'un ami ou d'un membre de la famille peut essayer de vous joindre pour recevoir la nouvelle d'un legs. Un de vos clients peut vous avoir envoyé un chèque. Si vous ne récupérez pas votre courrier, vous risquez de manquer de bonnes nouvelles ou même de l'argent.