Comment suivre le travail sensible au temps

Les entreprises qui travaillent pour des clients sont responsables de la réalisation des projets dans les délais et le budget impartis. Souvent, un nombre défini d’heures sont attribuées aux tâches de chaque projet et un chef d’équipe doit s’assurer que son équipe s’en tient à ces heures, tout en terminant le projet dans le nombre de jours imparti. Il existe un moyen efficace de planifier et de gérer des travaux urgents avec Microsoft Word et Outlook.

Création du calendrier de production

1.

Ouvrez Microsoft Word et créez un nouveau document.

2

Créez une table avec deux colonnes et autant de lignes qu'il y a de tâches dans le projet. Dans Microsoft Word 2008 et les versions plus récentes, la fonctionnalité de tableau se trouve dans le menu Insertion.

3

Dans la colonne de gauche, indiquez la date à laquelle une tâche doit être complétée.

4

Dans la colonne de droite, décrivez la tâche à effectuer, qui est affecté et combien d'heures ils ont à exécuter. Par exemple, "Dave (2 heures) pour créer un descriptif de projet" ou "Sarah (6 heures) pour créer de nouveaux graphiques".

5

Répétez les deux étapes précédentes pour chaque tâche à terminer.

Partage et maintenance du calendrier de production

1.

Envoyez un e-mail à l’équipe de projet complète avec le calendrier complet. Demandez aux membres de l’équipe de revoir le calendrier et de poser toutes les questions qu’ils ont au sujet des conflits ou préoccupations potentiels.

2

Selon le calendrier du projet, au début de chaque jour ou de chaque semaine, copiez et collez les tâches de cette période dans le corps d'un courrier électronique. Envoyez-le par e-mail à l’équipe du projet pour lui rappeler ce qui doit être fait.

3

Chaque jour, entrez dans le calendrier Microsoft Word d'origine. À l’aide de la fonction de police barrée du menu principal, effacez les tâches terminées. Cela aide le responsable du projet à suivre les progrès.

Planification des rappels, des entrées et des réunions

1.

Mettez en surbrillance toutes les phases du calendrier de production qui impliquent une réunion ou une échéance majeure.

2

Créez un rendez-vous du calendrier Outlook pour chaque membre de l'équipe impliqué dans ces phases. Par exemple, si un concepteur doit envoyer un fichier au directeur de la création pour révision, planifiez un rappel à la fois intitulé "Transférer les fichiers de conception pour la révision initiale".

3

Si des ressources humaines sont affectées à plusieurs projets et que le temps est compté, Outlook peut être utilisé pour bloquer l'heure sur leurs calendriers afin qu'ils ne soient pas affectés à d'autres réunions. Par exemple, le responsable du projet peut créer un rendez-vous d'un jour pour un ingénieur intitulé "Réviser et finaliser les spécifications pour le transfert du client".

Choses nécessaires

• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook

Pointe

• Demandez à chaque membre de l'équipe de s'enregistrer ou de copier le chef d'équipe lorsqu'il a terminé une tâche. Cela garde tout le monde sur la même page. Si le chef d'équipe n'entend pas parler d'une tâche spécifique, cela lui indique qu'il doit s'enregistrer.

Attention

• Comme pour tout projet, les délais peuvent varier en cours de réalisation. Il est important qu'un membre de l'équipe ou le chef de projet prenne la responsabilité de la tâche et assure le suivi des travaux urgents pour ne pas manquer les étapes et les échéances clés.