Comment suivre les vacances et les congés de maladie

Si vous proposez à vos employés des vacances et des congés de maladie, vous devez élaborer une politique écrite de la société afin de garantir que le temps est utilisé comme prévu. Les directives devraient inclure la manière dont les vacances et les congés de maladie sont accumulés, les taux d'accumulation et les conditions d'éligibilité. Vous avez également besoin d'un système de suivi qui vous permet, à vous ou à vos responsables, de planifier correctement les congés des employés.

Utilisez votre feuille de calcul

L'utilisation d'un tableur pour suivre les vacances et les congés de maladie est peu coûteuse. Cela peut prendre beaucoup de temps, car il faut une saisie manuelle, mais si vous n'avez pas beaucoup d'employés, cette alternative devrait fonctionner correctement. Pour créer un modèle, créez des lignes pour les dates de début et de fin de la période de paie en haut de la page. Ensuite, écrivez les en-têtes de colonne pour "Solde initial", "Utilisé" et "Solde final". En dessous, créez un en-tête de colonne pour «Nom de l'employé». Sur cette même ligne, sous Solde initial, Solde utilisé et Solde final, créez des sous-titres distincts pour «Vacances» et «Malade». Tapez les soldes initiaux de chaque employé dans les colonnes respectives. Chaque période de paie, entrez le temps pris dans la colonne «Utilisé» correspondante. Entrez les formules appropriées pour que la feuille de calcul puisse suivre l'évolution des soldes.

Paie et système RH

Vous pouvez également surveiller les vacances et les congés de maladie via un logiciel de paie et de ressources humaines. Cette méthode est efficace si vous traitez votre paie ou administrez vos fonctions de ressources humaines en interne au lieu d'externaliser ces tâches. Dans ce cas, vous avez besoin d’un logiciel qui permette de gérer les heures, les présences, le traitement de la paie et les ressources humaines. Après le traitement et la clôture de la paie pour chaque période de paie, le système met à jour les enregistrements de vacances et de maladie des employés. Vous pouvez également générer et imprimer des rapports personnalisés.

Logiciel de suivi des congés

Si vous n'avez pas besoin d'acheter un logiciel de paie ou de ressources humaines, vous pouvez envisager l'achat d'un programme de suivi des congés. Il s'agit d'un système autonome qui vous permet de surveiller les vacances et les congés de maladie, ainsi que de générer et d'imprimer des rapports personnalisés. Certains systèmes de congés ont un portail en libre-service, où les employés peuvent rapidement soumettre des demandes de congés annuels et de congés de maladie à leurs gestionnaires pour approbation. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent inclure un annuaire d'entreprise afin que les employés puissent se retrouver et une application permettant aux gestionnaires de voir les demandes de congé en attente et approuvées.

Suivre pour sauver les maux de tête

Un suivi incorrect peut amener les employés à avoir des soldes négatifs et à être rémunérés pour des congés qu'ils n'ont pas. Cela peut également amener les responsables à planifier les congés de manière inappropriée, ce qui peut perturber le flux opérationnel de leur service. En fonction de la loi en vigueur ou de la politique de votre entreprise, vous devrez peut-être payer une période de vacances inutilisée à la fin d'un employé. Pour garantir un paiement correct, vous avez besoin d'un système de suivi fiable.

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