Impact des écritures de clôture manquantes sur les états financiers

Les comptables s'entraînent pendant de nombreuses années pour éviter de commettre des erreurs fondamentales telles que des écritures manquantes. Les écritures de clôture sont des écritures de journal qui déplacent les soldes des comptes de produits et de charges temporaires vers le compte de bilan permanent appelé bénéfices non répartis. Les écritures de clôture suivent les ajustements de fin de période du cycle de clôture. Une écriture de clôture manquante entraîne une déclaration erronée des bénéfices non répartis de la période en cours et, si elle n'est pas corrigée, des erreurs sont générées dans les rapports financiers de la période en cours ou de la période suivante.

Le compte récapitulatif des revenus

Au cœur du processus de clôture, le compte récapitulatif des revenus accumule les soldes de fin de période situés dans des comptes temporaires de produits et de charges. Un comptable examine systématiquement les comptes contenant les revenus, les revenus et les gains, en transférant ces soldes au compte récapitulatif des revenus. Le comptable applique la même procédure aux comptes de dépenses et de pertes. Chaque compte est remis à zéro à la suite du transfert, prêt pour la comptabilité de la période suivante. Le comptable crédite le récapitulatif des revenus aux bénéfices non répartis, qui représentent les profits et les pertes cumulés de la société depuis sa création. Enfin, le comptable débite les bénéfices non répartis des dividendes ou des retraits de propriétaire enregistrés au cours de la période.

Le compte de résultat

Les comptables préparent le compte de résultat avant la clôture des comptes, car les comptes de produits et de charges ont un solde nul après la clôture. Par conséquent, rater un transfert de clôture affecte le compte de résultat de la période suivante plutôt que celui en cours. Par exemple, supposons que le comptable n’ait pas fermé le compte de revenu d’intérêts, laissant un solde de 10 000 dollars. S'il n'est pas corrigé, le compte de résultat de la période suivante surévaluera le revenu de 10 000 USD. Un autre type d'erreur se produirait si le comptable mettait à zéro le compte avant de transférer le récapitulatif du solde au revenu. Dans cet exemple, le compte de résultat sous-évaluerait le revenu net de la période en cours de 10 000 dollars.

Le bilan

Le compte récapitulatif des revenus connecte l’état des revenus au bilan. Le solde du récapitulatif des revenus met à jour le compte des bénéfices non répartis du bilan. Le compte récapitulatif des revenus doit être égal au revenu net indiqué dans l’état des résultats. Si le comptable ne parvient pas à fermer un compte, le revenu net et le récapitulatif du revenu ne seront pas identiques, ce qui créera un solde incorrect dans les bénéfices non distribués. Dans cet exemple, le fait de ne pas fermer le compte de revenu d’intérêts sous-évaluera les bénéfices non répartis de 10 000 $. Si l'erreur consiste plutôt à ne pas mettre à zéro le solde du revenu en intérêts, le bilan de la période suivante surestimera les bénéfices non répartis de 10 000 $.

État des flux de trésorerie

Le revenu net de la période est utilisé de deux manières différentes dans l'état des flux de trésorerie. Les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice préparent normalement les états des flux de trésorerie en utilisant la méthode indirecte, dans laquelle le comptable ajuste le résultat net pour calculer les flux de trésorerie de l’entreprise. Si une erreur provoque un résultat net erroné, le tableau des flux de trésorerie indirects sera également erroné. Par exemple, si le revenu net n'inclut pas 10 000 USD de revenu d'intérêts, l'état des flux de trésorerie indirects sera également déséquilibré. Si une entreprise utilise la comptabilité de caisse et le tableau des flux de trésorerie de la méthode directe, l'erreur apparaîtra dans le rapprochement du relevé.

Vérification de la réalité

Même les plus petites entreprises peuvent se permettre des logiciels de comptabilité qui effectuent automatiquement des tâches telles que la clôture de période. Certains logiciels de comptabilité sont gratuits. Il est donc très rare qu’ils ferment à la main des livres comptables. Néanmoins, les ordinateurs font parfois des erreurs à cause de bogues logiciels, d'erreurs de l'opérateur ou des deux. Certaines erreurs qui se faufilent se corrigent d'elles-mêmes. Par exemple, les bénéfices non distribués pourraient être sous-évalués de 10 000 dollars pour la période en cours et surestimés de ce montant au cours de la période suivante. Normalement, les logiciels de comptabilité disposent de procédures de rapprochement suffisantes pour détecter les erreurs avant qu’elles n’aillent trop loin.