Importance de l'achat centralisé
La centralisation des achats devient de plus en plus importante à mesure que la petite entreprise grandit. Plus important encore, une structure d’achat décentralisée dans laquelle chaque service est responsable de ses propres activités d’achat est souvent à la fois coûteuse et inefficace. En revanche, une structure d’organisation et de gestion centralisée réduit les coûts d’achat et crée un service des achats plus efficace.
Degrés de centralisation
Les achats centralisés font référence à des structures organisationnelles entièrement centralisées et dirigées par un centre. Dans les deux cas, le service des achats crée des politiques d'achat et des procédures opérationnelles standard pour l'ensemble de l'entreprise. Une structure entièrement centralisée gère également les tâches et activités d’achat pour tous les départements ou divisions depuis le siège ou le siège de l’entreprise. Dans une structure dirigée par un centre, le service des achats crée des politiques d'achat et des règles de fonctionnement standard, mais laisse les tâches et responsabilités d'achat quotidiennes à chaque service ou division.
Efficacité stratégique
Les objectifs commerciaux à long terme et les objectifs du service des achats sont souvent plus directement liés à une structure d’achat centralisée. Une des raisons principales est que beaucoup d’entreprises considèrent les achats comme plus importants avec un service des achats centralisé. Des perceptions de plus en plus importantes conduisent à des achats centralisés, qui deviennent non seulement plus visibles au sein de l'organisation, mais également plus aptes à prendre part à la planification stratégique à long terme. En incorporant les initiatives d'approvisionnement dans les objectifs commerciaux à long terme, le succès financier des liens commerciaux est lié aux objectifs d'approvisionnement.
Efficacité procédurale
La centralisation offre des avantages procéduraux distincts indisponibles dans une structure décentralisée. D'une part, la centralisation élimine les efforts redondants et redondants. Le partage d'informations et de ressources crée des opportunités pour combiner les achats des départements afin de bénéficier de remises sur volume et de réduire les coûts de transport et de livraison. Un service des achats centralisé facilite également la création et le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs. Une des raisons principales est que cela réduit la confusion parmi les fournisseurs, qui ne doivent plus se demander à qui parler pour chaque bon de commande différent.
Contrôle et gestion
La centralisation des politiques d’achat permet un contrôle interne renforcé. Une politique d’achat centralisée et un flux d’information descendant standardisent les activités de prise de décision et d’achat. Par exemple, une stratégie centralisée identifie les employés autorisés à passer une commande d'achat, définit les critères de sélection des fournisseurs et spécifie les limites de dépenses. Une politique centrale aborde également les questions éthiques. Parmi celles-ci, citons la position de l'entreprise sur l'acceptation de cadeaux de fournisseurs, l'identification des cas constituant un conflit d'intérêts et la position de l'entreprise sur le maintien de la confidentialité.