Lignes directrices de l'audit sur les reçus de l'IRS
Si votre petite entreprise a été sélectionnée pour un audit IRS, il est essentiel de disposer de reçus de dépenses qualifiés. Vous devrez pouvoir montrer au vérificateur de l'IRS que toutes les déductions demandées par votre entreprise à son retour sont viables. Suivre les directives de vérification de l'IRS sur les reçus peut vous aider à augmenter vos chances de réussir l'audit.
Montants en dollars
Si le montant en dollars des articles que vous avez achetés et déduits de vos taxes dépassait 75 dollars, l'IRS devra voir le reçu pour justifier la déduction. Bien qu'il soit toujours important de conserver les reçus pour tout ce que vous prévoyez de déduire de vos impôts, ils vous demanderont uniquement des reçus pour des achats dépassant ce montant. Cependant, vous voudrez peut-être avoir vos relevés de carte de crédit professionnelle à portée de main pour les petits achats, au cas où vous seriez interrogé à leur sujet.
Records adéquats
L'IRS indique que les entreprises doivent conserver des enregistrements adéquats. Cela signifie garder une trace de toutes vos dépenses qui seront amorties et conserver les enregistrements physiques réels en plus de tout archivage numérique que vous utilisez. Ces reçus et documents doivent être conservés pendant au moins trois ans. Au cours de votre audit, il peut vous être demandé de fournir des enregistrements remontant à trois ans si vos déductions sont discutables. Ces documents doivent être conservés en sécurité. Toutefois, si vous perdez vos archives à la suite d’un incendie, d’une inondation ou d’une catastrophe naturelle, l’IRS acceptera les copies numériques.
Records conservés en temps opportun
Tenir un journal quotidien des affaires est un moyen très efficace de documenter les dépenses de votre entreprise. Ceci est particulièrement important pour les voyages d’affaires. L'IRS acceptera les entrées de journal indiquant les heures et les dates du voyage. Si vous ne disposez pas de reçus pour des achats supérieurs à 75 USD, si vous pouvez prouver que vous êtes à un certain endroit au moment où la dépense a été engagée, cela vous aidera au cours du processus d'audit.
Quoi d'autre peut suffire
Les relevés de carte de crédit peuvent être utilisés pour prouver les achats si les reçus ne sont pas disponibles. L'IRS peut également accepter les chèques annulés comme preuve des dépenses. Toutefois, les chèques annulés doivent être accompagnés d'une autre forme de preuve, telle que le journal de votre entreprise ou tout autre reçu que vous pourriez avoir pour cette période. Vous devrez peut-être également fournir une preuve écrite pour une dépense si son objectif n’est pas clair. Par exemple, un reçu de dîner d’affaires doit être accompagné d’une brève explication de l’objet de ce dîner.