Les lois de l'IRS concernant les véhicules appartenant à une entreprise

Le coût d’exploitation d’un véhicule appartenant à une entreprise, tel qu’une voiture, une camionnette, un pick-up ou une fourgonnette, est déductible en tant que dépense professionnelle, tout comme le coût d’exploitation d’un autre équipement professionnel. Cependant, la situation fiscale est plus compliquée lorsque les employés sont autorisés à conduire des véhicules de fonction pour des raisons personnelles. Cela ne pose pas de problème avec Internal Revenue Service, à condition que vous suiviez les règles de l'agence.

Un avantage imposable

Lorsqu'une entreprise autorise les employés à utiliser des véhicules appartenant à l'entreprise pour leurs déplacements personnels, il s'agit d'un avantage marginal non monétaire. L'IRS classe cela comme une compensation imposable. Votre entreprise dispose de trois moyens pour déterminer la valeur de l'utilisation personnelle des véhicules appartenant à l'entreprise. Quelle que soit la méthode choisie, l'impôt sur le revenu fédéral, la sécurité sociale et Medicare doivent être retenus du salaire de l'employé sur la base de la valeur en dollars de l'utilisation personnelle du véhicule.

Valeur locative annuelle

Une méthode permettant de déterminer la valeur de l'utilisation personnelle par un employé d'un véhicule appartenant à une entreprise est la méthode de la valeur locative annuelle. Pour utiliser cette approche, votre entreprise doit obliger ses employés à tenir un journal des kilomètres parcourus, personnels et professionnels. Commencez par trouver la valeur du véhicule en vous référant à une source telle que le Kelley Blue Book. Consultez ensuite le tableau 1 de la publication 15-B de l'IRS, intitulée «Guide de la fiscalité des avantages marginaux à l'intention des employeurs», pour connaître la valeur de la location annuelle d'un véhicule de cette valeur. Divisez le kilométrage personnel par le kilométrage total et multipliez le résultat par la valeur annuelle du bail. Le résultat final est la valeur en dollars sur laquelle l’employé doit payer des impôts.

Méthode de kilométrage

Au lieu de la valeur locative annuelle, une entreprise peut utiliser le taux de kilométrage standard actuel de l'IRS pour les voyages d'affaires afin de calculer la valeur en dollars de l'utilisation personnelle d'un véhicule de l'entreprise par un employé. Par exemple, en 2013, le taux standard était de 56, 5 cents par mile. Si l’entreprise paie le carburant, réduisez-le de 5, 5 cents. Multipliez le taux standard par les miles personnels parcourus pour trouver la valeur imposable sur laquelle l'employé doit payer des impôts. Le véhicule doit parcourir au moins 10 000 km au cours de l’année et au moins 50% du kilométrage doit être effectué à des fins professionnelles. Si un employé rembourse l'entreprise au taux normal, l'utilisation du véhicule n'est pas considérée comme un avantage marginal imposable et aucune taxe ne doit être prélevée.

Faire la navette

Certaines entreprises limitent l'utilisation personnelle de leurs véhicules aux déplacements domicile-travail. Sous réserve que cela soit indiqué dans la politique de l'entreprise, l'IRS permet aux employeurs d'attribuer une valeur de 1, 50 USD par trajet. En général, un employé qui travaille cinq jours effectue 10 allers-retours et paie des taxes sur 15 $ par semaine. Cette approche ne peut pas être utilisée pour les cadres supérieurs et les autres employés de haut rang.