Questions clés à poser lorsque vous songez à mettre en œuvre un système de gestion de documents
Les systèmes modernes de gestion de documents utilisent des images numériques et la conservation d'archives électroniques pour stocker des informations. Ils permettent d'examiner des documents, de limiter l'accès à des informations sensibles et de détruire des données en toute sécurité. Alors que de nombreux fournisseurs fournissent des systèmes de gestion de documents avec des fonctionnalités de base, les questions clés concernent la conformité du système aux exigences de l'entreprise en matière de sécurité, de confidentialité, d'accès et de collaboration. Répondre à ces questions avant d'acheter le système garantit une mise en œuvre plus efficace et sans problèmes.
Création
Les principales questions relatives à la création de documents ont trait à l'efficacité avec laquelle le système ajoute de nouveaux documents et à sa capacité à prendre en charge les originaux papier et électroniques. Les documents papier provenant de scanners ou de photographies doivent être stockés sous forme d'images, mais peuvent également être stockés sous forme de texte. Les questions portent sur la reconnaissance optique des caractères qui modifie l’image de mots en texte. Le système permet-il de rechercher le contenu des originaux en papier? Génère-t-il des mots-clés? Pour le matériel électronique, les questions portent sur les types de matériel. Le système peut-il accepter la vidéo et l'audio? Comment gère-t-il les fichiers multimédia? Une organisation doit poser des questions pour s'assurer que le système peut accepter tout son contenu.
Espace de rangement
La fonction principale d'un système de gestion de documents est de stocker les documents. La fonction de stockage comprend les sauvegardes. Le système stocke-t-il les fichiers dans leurs formats natifs ou les convertit-il? À quelle fréquence sauvegarde-t-il les fichiers, où sont stockées les copies de sauvegarde et l’utilisateur at-il accès à des fichiers de sauvegarde individuels pour les restaurer? Parfois, une organisation nécessite un stockage de fichiers au format d'origine. Il peut y avoir des politiques de sauvegarde en conflit avec la conception du système, et il est toujours pratique d'avoir accès à des fichiers de sauvegarde individuels.
Récupération
Du point de vue de l'utilisateur, accéder aux fichiers stockés est la fonction la plus importante. Cette fonction inclut l’accès à distance, l’accès à Internet, le partage et la compatibilité avec d’autres applications. Comment un employé accède-t-il à un document particulier? Comment l'employé le localise-t-il? Que comprend la fonction de recherche? Les employés peuvent-ils accéder au système à distance ou via Internet? Comment fonctionne le partage? Le système peut-il envoyer un document à des applications de productivité communes? L'organisation doit être convaincue que l'accès aux documents correspond au mode de travail des employés. Si les employés travaillent à distance, ils peuvent avoir besoin d'un accès à distance et à Internet. Le système doit fonctionner avec les autres logiciels de l'entreprise et ses pratiques de collaboration. S'il existe un grand nombre de documents variés contenant des informations non structurées, la recherche et un système de fichiers structuré sont importants.
Sécurité
Toutes les organisations ont des problèmes de sécurité et les fournisseurs de systèmes incluent des fonctionnalités de sécurité de base dans tous les systèmes de gestion de documents. Si la sécurité est essentielle pour une entreprise, celle-ci doit demander une ventilation détaillée des fonctions et des processus de sécurité du système. Ceux-ci doivent fonctionner avec les propres politiques et procédures de sécurité de l'organisation. Une telle approche détaillée remplace les questions individuelles en ce qui concerne la sécurité critique.
Expiration
Les fonctions complètes de gestion des documents incluent la destruction des données lorsque les documents ont expiré conformément aux règles de l'organisation. Les questions portent sur la manière dont l'organisation peut implémenter l'expiration des documents dans le système et comment la remplacer. Le système a-t-il des catégories avec des durées de conservation différentes? Peut-il accepter les dates d'expiration plutôt que la durée? Le personnel autorisé peut-il prolonger ou annuler l'expiration? Une programmation flexible de la durée et des dates est préférable, et le système doit permettre l'annulation de l'expiration si des documents sont requis à des fins légales ou de conformité.