Réunions à distance Vs. Réunions face à face
Les réunions sont un élément important de la gestion des affaires. Ils permettent aux entreprises de faire avancer leurs projets, de prendre des décisions stratégiques, de résoudre des problèmes commerciaux, de partager des informations et de motiver leurs employés. Traditionnellement, les entreprises organisaient des réunions en face-à-face dans un lieu unique, avec des personnes d'autres lieux se rendant sur le lieu de la réunion. Toutefois, l’augmentation du coût des voyages d’affaires, conjuguée à l’émergence de technologies telles que la vidéoconférence et la téléconférence Web, a incité les entreprises à opter pour des réunions à longue distance, auxquelles les membres peuvent accéder depuis leur propre lieu via des téléphones ou des liaisons numériques.
Voyage
Les voyages sont devenus l'un des facteurs les plus importants dans la décision entre une réunion à distance ou une réunion en face à face. Les participants qui se rendent à des réunions peuvent encourir des frais de transport et d’hébergement, en fonction de la durée de leur voyage. Les déplacements prennent également beaucoup de temps, ce qui a des conséquences sur la productivité des employés. Les défenseurs des réunions à distance soutiennent que les employés peuvent utiliser le temps de déplacement de manière plus productive pour les tâches qui sont essentielles au succès de l'entreprise. Les entreprises prennent également en compte les questions écologiques dans leurs décisions de réunion - réduire le nombre de déplacements pour les réunions aide à réduire l'empreinte carbone de l'entreprise.
Contenu
Au cours d'une réunion, les participants peuvent être amenés à partager ou à réviser des documents, à faire ou à visualiser des présentations ou à voter sur des décisions importantes. Les participants peuvent effectuer n’importe laquelle de ces activités lors de réunions en face à face ou à distance. La technologie de conférence Web - un service de conférence sur Internet - offre aux organisateurs de réunion la possibilité de présenter le même contenu à tous les participants et d'utiliser des systèmes de vote en ligne pour leur permettre de voter sur des questions importantes.
Contact
Lors d'une réunion en face à face, les participants peuvent voir les réactions des autres, en reconnaissant le langage corporel et les gestes. Ces signes non verbaux aident les participants et les responsables de réunion à savoir si les autres comprennent les points qu’ils soulèvent. Les participants peuvent également nouer des relations de travail lors d’une réunion en face à face, ce qui contribue à renforcer le travail d’équipe. Les participants aux réunions à distance n'ont pas les mêmes formes de contact en face à face, ce qui empêche les responsables d'évaluer le succès de la réunion.
Contrôle
Il peut être difficile pour les dirigeants de contrôler leur comportement et leur participation à une réunion à distance. Lorsque les participants rejoignent une conférence sur leur ordinateur, par exemple, ils peuvent également passer du temps à traiter des courriels ou à travailler sur d'autres documents tout en jouant un rôle passif dans la conférence. Les responsables de réunion ont plus de difficultés à faire participer tous les participants et à faire en sorte que chacun apporte une contribution efficace.
La flexibilité
Lorsque des personnes de différents endroits doivent organiser une réunion à bref délai, les réunions en ligne sont faciles et rapides à organiser par rapport aux réunions en face-à-face. Les technologies de communication disponibles permettent aux employés de vérifier la disponibilité d’autres participants potentiels, tandis que de nombreux fournisseurs de services permettent aux organisateurs d’organiser des conférences Web sans réservation préalable. Cela donne aux organisateurs de réunions la possibilité de traiter rapidement les problèmes urgents et de maintenir le rythme des projets importants.