Une liste de contrôle de gestion pour les installations de l'événement

Le bon lieu peut faire ou défaire un événement d’affaires, qu’il s’agisse d’une réunion sociale, comme une fête de Noël ou une réunion professionnelle. La taille du groupe, le but de la réunion et les contraintes budgétaires sont des considérations essentielles. Dans la mesure du possible, organisez une visite en personne de chaque site et apportez votre liste de contrôle des installations. Cela aide à organiser la visite, garantit que les priorités sont couvertes et facilite la comparaison des différences entre les sites.

Détails de l'évènement

Les critères de la liste de contrôle dépendent de la nature de l'événement, qu'il s'agisse d'un événement commercial ou social. Les exigences relatives à un séminaire ou à un salon professionnel, par exemple, diffèrent considérablement de celles requises pour un dîner d'appréciation des employés. Pour cette raison, réservez la première section de votre liste de contrôle pour enregistrer les détails de l'événement. Incluez une date préférée ou un maximum de trois choix de date possibles, les heures de début et de fin, le budget total, l'estimation de la fréquentation, la description de l'événement, ainsi que le nom et les coordonnées de votre responsable de l'événement.

Section de la liste de contrôle

Construisez votre liste de contrôle en fonction des exigences de votre événement principal. Concentrez-vous sur les catégories de priorités telles que les biens, les salles de réunion, les capacités et options audiovisuelles, les options de restauration et les boissons, les règles relatives aux installations et les dépenses totales estimées par article. La section Liste de contrôle de votre propriété identifie le nom du lieu, l’adresse et les coordonnées du responsable des ventes, ainsi que toute assurance supplémentaire à prendre éventuellement. Inclure les critères d'évaluation du parking, des salles de repos et de l'entrée ou du hall d'entrée de la salle. Créez des éléments de liste de contrôle par catégorie, y compris des estimations de coûts pour des éléments tels que la location et la mise en place de la salle et du matériel, des choix de menus, des frais par plaque pour les services de restauration, les services de copie et de télécopie, ainsi qu'une évaluation de l'esthétique du site.

Méthode d'évaluation

Évaluez chaque site potentiel avec un système d'évaluation cohérent, que vous utilisiez un système comportant 10 points allant de médiocre à supérieur, ou un système à cinq points moins détaillé. Après avoir visité le site, assurez-vous d’évaluer chaque élément de la liste de contrôle, d’obtenir les estimations de coûts nécessaires et d’ajouter des notes diverses ou des observations générales. Inspectez et évaluez chaque site en utilisant une liste de contrôle identique et un processus identique avant de comparer les sites les uns par rapport aux autres.

Comparaisons de sites

Bien que le coût soit une considération importante, en particulier pour une petite entreprise disposant d'un budget limité, le choix d'un lieu de réunion ne doit jamais être basé uniquement sur le coût. Un premier examen peut limiter les choix possibles aux deux ou trois premières options. Ceux dont les estimations de coûts dépassent le budget de l'événement et ceux dont le classement est globalement bas sont les premiers à être éliminés. Ensuite, une seconde comparaison des coûts par rapport au nombre d’options, de services, à l’emplacement du lieu et à toute restriction spécifique au lieu réduit davantage le choix à votre choix final.

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