Que sont les fichiers inactifs de l'entreprise?

Lorsque vous démarrez votre entreprise pour la première fois, vos fichiers sur les clients, les fournisseurs et les produits peuvent être si minimes que vous pouvez les conserver instantanément et à portée de main sur votre bureau. Mais à mesure que votre entreprise grandit et que le temps passe, la quantité de paperasserie augmente également. Vous devez stocker ce nombre croissant de documents papier dans des classeurs, où vous manquerez éventuellement d'espace. Pour que les données actuelles restent facilement accessibles et utiles, convertissez les anciennes informations en fichiers inactifs.

Les bases

Les dossiers inactifs sont constitués de documents et d’autres informations qui ne sont plus nécessaires pour les activités quotidiennes. Ces fichiers peuvent contenir des formulaires fiscaux d'il y a trois ans, des commandes d'achat de produits déjà vendus ou des informations sur les clients qui vous ont acheté pour la dernière fois il y a plus d'un an. Dans certains cas, tels que des documents fiscaux, vous devez conserver les enregistrements à des fins juridiques. D'autres que vous voudrez peut-être garder pour référence, comme lorsqu'un client vous demande de rechercher un style qu'elle a acheté il y a deux ans. La ligne de démarcation entre les enregistrements actifs et inactifs varie selon les sociétés et peut dépendre de la quantité d'espace de stockage dont vous disposez. Mais il est utile de transformer les dossiers non modifiés pendant un an en fichiers inactifs.

Transferts

Développez une méthode systématique de conversion des fichiers actifs en fichiers inactifs. Une méthode consiste à l'intégrer à vos procédures de fin d'année. Au cours de la dernière semaine de l'année, parcourez vos dossiers et enlevez tous les dossiers des classeurs de votre bureau. Transférez ces vieux papiers dans des boîtes de rangement que vous gardez dans une arrière-boutique. Si vous devez accéder aux fichiers inactifs, vous pouvez toujours le faire facilement.

Hors site

Lorsque vous manquez d'espace dans les coulisses, vous devez envisager une option hors site. Une possibilité est un casier de stockage que vous louez tous les mois, ce qui peut vous faire économiser de l’argent mais peut soumettre vos fichiers à des températures extrêmes. Une option plus sûre est une installation à température contrôlée spécialement conçue pour les enregistrements importants. Bien que cela soit plus coûteux, vos fichiers sont protégés des températures extrêmes et des problèmes biologiques tels que la moisissure.

Passer au numérique

Si vous n'aimez pas l'idée de jongler avec le papier tous les quelques mois ou quelques années simplement pour le ranger correctement, songez à numériser vos fichiers. Même l'IRS accepte les versions numériques des reçus comme preuve des dépenses. Ce processus réduit une armoire pleine d'enregistrements en bits et en octets qui prend beaucoup moins de place sur un support de stockage magnétique. Vous pouvez garder beaucoup plus de documents à portée de main et les rendre accessibles instantanément à quiconque possède un ordinateur. Vous pouvez également dupliquer vos fichiers inactifs à différents endroits ou sur des serveurs hors site. Si quelque chose détruit le stockage dans une zone, vos fichiers sont toujours conservés ailleurs. Pour démarrer le processus, demandez à votre personnel de bureau de numériser tous les enregistrements papier dès qu'ils les reçoivent. Vous devrez acheter des scanners, des disques durs et des logiciels de stockage. En ce qui concerne les fichiers inactifs existants: le recours à une entreprise externe pour numériser vos enregistrements peut être une meilleure utilisation de vos ressources humaines.