Quels sont les contrôles internes clés pour l'audit des actifs de la centrale?

Les actifs et les équipements de l'usine représentent généralement une grande partie du total des actifs d'une entreprise. Le coût de l’entretien et de l’amortissement des immobilisations peut également constituer une importante dépense de poste dans l’état des résultats. Étant donné que ces actifs sont si importants pour les états financiers et les opérations internes de l'entreprise, les entreprises doivent mettre en œuvre des contrôles clés sur leur acquisition, leur stockage et leur conservation.

Ledgers séparés

Au lieu de regrouper toutes les immobilisations dans un seul compte dans le système comptable, les entreprises doivent conserver un grand livre auxiliaire distinct pour chaque immobilisation. Chaque actif aura une durée de vie utile et une valeur de récupération différentes et nécessitera peut-être une méthode d'amortissement différente. Des registres séparés réduisent les erreurs et permettent aux utilisateurs d'identifier facilement les entrées de dépenses inhabituelles. La société doit également demander l’approbation du responsable de la comptabilité avant que les comptables puissent ajuster, ajouter ou supprimer des grands livres auxiliaires de l’actif.

Autorisation d'achat

Pour réduire les risques de fraude et de mauvaises décisions d’achat, les entreprises doivent disposer d’une procédure d’autorisation d’achat d’actifs. Les autres départements devraient être tenus d'émettre un document de demande d'achat au service des achats pour demander un nouvel actif. Avant de se conformer, le service des achats doit obtenir l'approbation de la direction. Les gestionnaires peuvent gérer des calendriers de budget d'actifs d'usine pour les aider à choisir les demandes à approuver.

Politique de capitalisation

On ne sait pas toujours clairement ce qui devrait être considéré comme un actif d’usine et ce qui devrait être classé comme une dépense liée à la conduite des affaires. Pour les achats d'actifs de petite à moyenne taille, les comptables ont la possibilité de comptabiliser l'achat en tant que dépense d'exploitation ou de le capitaliser en tant qu'actif. Une entreprise doit avoir une politique de capitalisation claire pour s'assurer que les actifs sont traités de manière cohérente. Par exemple, une entreprise peut demander aux comptables de capitaliser tout achat d'actif supérieur à 5 000 dollars. Les achats de moins de 5 000 $ seraient classés dans les dépenses de la période au cours de laquelle ils ont été achetés.

Évaluations d'inventaire périodiques

La plupart des entreprises effectuent un décompte périodique des stocks. Cependant, certains négligent les évaluations périodiques des actifs de la centrale. Les entreprises doivent procéder à des évaluations périodiques pour vérifier que tous les actifs de la centrale existants existent toujours et noter leur emplacement. La direction devrait surveiller de près l'état des actifs de l'usine. Selon les principes comptables généralement reconnus des États-Unis, les actifs doivent être détenus au moindre du coût ou de la valeur marchande. Cela signifie que les entreprises doivent vérifier régulièrement si des dommages ou obsolètes sont susceptibles de réduire la valeur marchande de l'actif.