Quelles sont les lignes de communication dans une entreprise?
Selon MindTools, une communication de qualité consiste à transmettre et à recevoir efficacement des messages à destination et en provenance de tiers. La communication dans le monde des affaires est particulièrement importante car l’argent, les clients et le bien-être de la société sont en jeu. Chaque entreprise a besoin de lignes et de processus de communication établis pour que les employés et les cadres transmettent efficacement les messages aux bonnes personnes. Sans cela, les bureaux peuvent devenir désorganisés, chaotiques et stressants. Plusieurs lignes de communication existent pour promouvoir l'ouverture au bureau.
Ligne de pouvoir
Chaque employé doit savoir à qui s'adresser, que ce soit pour une question relative aux affaires ou autrement. Établissez une ligne de communication puissante pour que personne ne soit oublié sur le lieu de travail.
Exprimez toutes les préoccupations à votre point de contact, sauf si vous avez un problème sérieux avec quelque chose que votre contact fait - dans ce cas, vous passez directement à la personne suivante.
Si vous êtes le point de contact d'un employé, assurez-vous que vos employés savent que tout ce qu'ils vous disent ne sera pas transmis aux cadres supérieurs, mais c'est peut-être le cas. Cela encouragera les gens à réfléchir avant de s'exprimer afin de pouvoir communiquer de manière respectueuse et conviviale avec le PDG.
Si vous êtes un point de contact ou un superviseur, informez les subordonnés avant de transmettre l'une de leurs préoccupations à votre superviseur. Surtout par respect, vos relations avec les employés resteront saines et communicatives.
Gardez une politique de porte ouverte. Assurez-vous que ceux qui vous répondent savent qu'ils peuvent vous contacter par courrier électronique, téléphone ou bureau, avec un préavis suffisant.
Ligne de technologie
La technologie étant le principal vecteur de communication dans le monde des affaires, plusieurs éléments doivent être pris en compte et mis en pratique avant de transmettre des messages importants par téléphone ou par courrier électronique.
Avant d'appeler votre point de contact, prenez des notes afin de disposer d'un plan cohérent pour relayer votre message. Les notes doivent inclure un message d'accueil, un objectif, une explication et un appel à l'action. Un appel téléphonique bien organisé exigera des résultats et suscitera le respect de votre point de contact. Parlez clairement et en toute confiance.
Écrire un courrier électronique pour poser une question ou transmettre un message peut s'avérer un moyen de communication efficace s'il est effectué correctement. Un courriel professionnel doit être concis, cordial et suffisamment long pour faire passer le message efficacement. Indiquez le but de l'e-mail dans la première phrase, puis utilisez le corps du message pour répondre aux questions ou expliquer davantage la déclaration liminaire. Le message devrait se terminer par une brève récapitulation, une signature et votre nom.
Communication en personne
La communication en personne implique une communication verbale et non verbale. Ces deux éléments sont essentiels à la communication en milieu de travail et travaillent ensemble pour parler et écouter. Le verbal sans le non-verbal, c'est comme avoir un stylo et pas de papier. Que ce soit dans une réunion d’affaires, une interaction ou une présentation occasionnelle, plusieurs techniques verbales et non verbales existent et amélioreront considérablement la communication au bureau.
Lorsque vous parlez, parlez et utilisez un ton confiant et clair. Ne pas utiliser des charges comme "euh" et "euh". Posez beaucoup de questions. Si vous initiez la conversation, sachez exactement ce que vous allez dire, puis donnez à l’autre personne la chance de parler pendant que vous écoutez attentivement.
Approche de parler logiquement, pas passionnément. Utilisez des mots neutres qui véhiculent toujours votre message. Les gens sont susceptibles de prendre plus au sérieux un homme d’esprit qu’un homme d’affaires passionné et irrationnel. Sois clair mais avec tact.
Ecoute visuellement. Votre communication non verbale en dit autant que votre verbal. Tandis que quelqu'un parle, tenez-vous droit, inclinez la tête pour comprendre, et souriez ou gardez un regard cordial sur votre visage.