Qu'est-ce que la communication d'entreprise?

Les principales catégories de communication d'entreprise sont essentielles à la réalisation d'opérations de base, ainsi qu'à la gestion et au fonctionnement efficaces d'une entreprise. Sans des processus et des outils de communication efficaces, l'exploitation d'une entreprise serait en soi difficile. Le monde des affaires est très concurrentiel et la plupart des entreprises restent à la pointe des technologies de la communication pour s'assurer de recevoir et de transmettre des messages clairs, à la fois en interne et en externe, à leur public ou à leurs clients. Les entreprises ont des processus de communication internes, des processus de communication externes, des communications de marketing et de vente, des communications formelles, des communications informelles et une variété de styles différents pour communiquer à différents rôles et à différents niveaux de l'entreprise. La manière dont une entreprise communique a considérablement évolué avec les inventions et l'acceptation généralisée du courrier postal, des téléphones, d'Internet et des téléphones mobiles. Plus précisément, Internet et les téléphones mobiles sont responsables de profonds changements dans les modèles de communication d'entreprise en interne et en externe.

Technologie et communication

Les communications professionnelles se présentent sous plusieurs formats différents, entièrement pilotés par la technologie. Bien que les entreprises utilisent souvent des communications en personne et en face à face pour les réunions internes et les communications externes, la technologie reste un facteur important pour la plupart des activités qui se déroulent en dehors des réunions en personne. Par exemple, une entreprise qui recrute installera un stand lors d’une foire de recrutement pour des interactions face à face. Les réunions de vente et les présentations sont également très courantes dans le monde des affaires. Bien que ces interactions puissent se produire en l'absence de technologie, elles sont généralement toujours pilotées par une technologie spécialement conçue pour les communications professionnelles.

Les téléphones et Internet créent des opportunités nationales et internationales pour les entreprises. Les téléconférences sont standard pour les communications professionnelles et permettent de connecter des individus et des groupes de personnes lors d'appels téléphoniques, sans obligation de localisation. Un groupe de personnes peut organiser une téléconférence depuis leur salle de conférence pour communiquer avec un autre groupe de personnes dans une autre salle de conférence. Les autres personnes disposant du numéro de conférence ou d'un code d'accès peuvent également appeler depuis l'aéroport, leur hôtel ou la route. Les téléphones mobiles ont également changé le jeu, permettant de faire des affaires en déplacement avec un téléphone haut débit et une connexion Internet dans un appareil portable et pratique. Le monde des smartphones place un agenda, une ligne de conférence, un forum de discussion, un appel vidéo, un composeur et un lecteur de courrier électronique, un moteur de recherche et un outil de réseautage dans la paume de votre main. La flexibilité offerte par cette technologie rend une entreprise plus efficace lorsque les communications externes font régulièrement partie de son calendrier. Le courrier électronique est également une technologie majeure pour les communications d’entreprise. Le courrier électronique est utilisé pour les communications internes et externes, les ventes, ainsi que pour la coordination et le partage de documents et de supports. Le courrier électronique est vraiment le pivot et le levier de nombreuses communications d’affaires. En plus du courrier électronique, de nombreuses applications et appareils sont utilisés quotidiennement pour communiquer en interne.

Communications internes via les applications

Plusieurs applications et programmes existent spécifiquement pour les communications professionnelles internes, certains se chevauchant parfois avec les communications externes. Ils sont conçus pour les environnements d’équipe où un feedback régulier, des questions et le partage de médias sont nécessaires. Ces applications sont essentiellement des forums de discussion où les utilisateurs peuvent organiser des tâches et les équipes peuvent collaborer et travailler sur des projets. Le processus est beaucoup plus efficace que de se rendre dans chaque bureau ou d’aller et venir toute la journée. La capacité de travailler en groupe ou directement avec d’autres personnes dans le cadre de programmes tels que Slack et Basecamp devient de plus en plus courante. L'ajout de contractants et même de clients à ces canaux de communication est utilisé comme méthode de rationalisation des processus tout en gardant tout le monde sur la même page. La possibilité de personnaliser les canaux et de créer des groupes autour de projets spécifiques fait de ces programmes un excellent outil de communication pour les entreprises.

Communication de haut niveau

Les communications professionnelles de haut niveau utilisent des mémos, des rapports, des directives et des initiatives pour communiquer et guider une entreprise à tous les niveaux. Les grandes entreprises sont particulièrement sujettes aux processus formels basés sur les réunions du conseil, les commentaires des actionnaires et les normes organisationnelles en matière de communication. Les réunions et opérations du conseil à ce niveau ne sont pas toujours annoncées ou transparentes. Ceci s’applique aux connaissances d’initiés et d’initiés. Un directeur général peut envoyer une note uniquement aux chefs de département qui sont des destinataires pertinents de l’information. Ces chefs de département appliqueront ensuite les nouvelles procédures et pratiques en informant et en formant leurs gestionnaires et leurs effectifs. Une grande entreprise fonctionne presque comme un gouvernement aux niveaux supérieurs avec des réunions et des communications confidentielles protégées par la confidentialité juridique et des accords de non-concurrence. La planification à ces niveaux nécessite la communication d'informations sensibles et la protection de ces informations contre les concurrents et les voleurs potentiels est essentielle au succès d'une grande entreprise (ou même d'une petite entreprise). Une vision d'ensemble de la philosophie et des pratiques de l'entreprise est souvent communiquée à tous les niveaux par le biais de documents internes, d'exercices de formation et de réunions, mais il existe différents styles et pratiques de communication quotidiens séparés à chaque niveau de l'entreprise.

Communications formelles

Les pratiques de communication formelles comprennent les rapports trimestriels et annuels, les documents généraux de l'entreprise et tout ce qui a des ramifications juridiques pour l'entreprise ou la personne qui crée le document. Les rapports sont particulièrement importants pour les communications professionnelles. Ils montrent les grandes tendances et les performances. Certains rapports restent internes et ne sont lus que par les employés, mais une société cotée en bourse publiera ses rapports au grand public. Ces rapports montrent les résultats, les pertes, les investissements et les résultats sur le trimestre ou l’année. Ils sont importants pour inspirer la confiance des investisseurs et prouver le rendement ou expliquer les lacunes. Par exemple, un trimestre peut afficher des pertes, mais l'entreprise peut utiliser le rapport pour indiquer où elle a réalisé des investissements en capital susceptibles de générer une croissance supérieure à la perte temporaire. Les autres communications officielles utilisées dans les entreprises sont des documents juridiques, tels que des exonérations de responsabilité, des accords de non-divulgation, des dossiers et des documents de ressources humaines et des rapports officiels remis à des collègues et à des clients. La plupart des réunions, des dîners d’affaires et des situations dans lesquelles l’entreprise est représentée exigent également une certaine formalité. Tout ce qui est dit ou fait négativement lors de la représentation de l'entreprise peut avoir des répercussions et des répercussions. Même lorsque la scène est celle du divertissement général, le processus de communication nécessite une touche spéciale pour rester dans les limites du formel et du respect des autres parties impliquées.

Réunions et Conférences

Les réunions en face à face constituent un aspect important des communications professionnelles, malgré la disponibilité de technologies de communication spécifiques. La réunion personnelle est précieuse et offre aux individus ou aux groupes l’occasion de se connecter, de se remonter le moral et de mieux se comprendre. Les conférences sont une autre forme de communication face à face dans un cadre semi-formel. Les conférences spécifiques à un secteur sont utilisées pour fournir des opportunités de mise en réseau tout en apprenant des leaders du secteur spécifique. Les conférences vont des événements de réseautage locaux aux grandes conventions avec des stands, des vendeurs et des présentations réservées. Ces opportunités en face à face offrent la possibilité de se connecter de manière personnelle, ce qui n’est tout simplement pas possible sur un appel téléphonique ou par courrier électronique. Il est également plus facile de faire des affaires avec quelqu'un quand vous avez une relation personnelle forte.

Communications informelles

La communication informelle est quelque chose qui a tendance à se produire naturellement sur le lieu de travail. Vous pouvez appeler cela un discours sur les refroidisseurs d’eau ou une simple plaisanterie au bureau ou sur le lieu de travail, mais cela reste un aspect important de nombreux emplois. La capacité de communiquer des idées rapidement et sans processus formel rend l'apprentissage sur le tas possible. Le brainstorming et la discussion sur les projets et les processus sans aucune supervision stimulent la créativité et permettent aux employés de tester des idées tout en donnant et en recevant des commentaires. Si la créativité est un aspect important de l'entreprise, il est possible de favoriser et d'encourager les communications informelles en créant un environnement de travail convivial et propice à la convivialité et à la convivialité des employés. De nombreuses entreprises suivent la tendance en aménageant des zones de loisirs, des cafétérias et d’autres lieux de rassemblement afin de créer une atmosphère sociale au sein de l’entreprise. Les communications informelles sont rarement acceptables dans la capacité face à la clientèle, mais le bavardage général et les commérages entre amis et connaissances qui ne sont pas impliqués ou directement touchés par l'entreprise sont normaux et prévus.

Communications externes

Les communications externes impliquent tout ce qui concerne le client et le public. Les lignes de communication externes ont un impact direct sur l'image de la société et sur la marque en général. Le communiqué de presse est une forme classique de messagerie d’affaires externe. Une entreprise peut rédiger un communiqué de presse pour communiquer des informations importantes, de nouveaux produits ou une réponse à une publicité bonne ou mauvaise. C'est l'occasion de faire passer un message à un journaliste et à un public d'affaires pertinent. En utilisant le même scénario de conférence mentionné précédemment, une entreprise peut afficher un stand ou fournir des présentations sous forme de communication externe. Ils peuvent faire des entrevues, parrainer des événements et capitaliser sur un certain nombre d'opportunités destinées au public d'accroître la notoriété et le nom de leur marque. Les autres formes de communication externe sont les cartes d'entreprise, les brochures, les sites Web et tout ce qui est distribué et potentiellement vu par des étrangers. Le site Web de la société et les profils de médias sociaux sont particulièrement visibles dans le monde des affaires du 21ème siècle. Ces modules de communication Internet sont utilisés pour afficher l'identité de la marque tout en envoyant un message clair sur les produits et services au monde extérieur. Les médias sociaux sont particulièrement répandus en tant qu'outil de communication externe. Après avoir formé un public, l'entreprise peut communiquer n'importe quel message ou partager un média avec ce public instantanément.

Communiquer avec la communauté

Les événements communautaires se chevauchent avec les communications externes, mais ils sont conçus comme une forme de soutien communautaire pouvant avoir un impact positif sur l'image de l'entreprise. Parrainer une petite équipe ou organisation de la ligue, parrainer des collectes de fonds et participer à des événements axés sur la communauté renforcent la confiance et démontrent que l'entreprise est un atout précieux et attentionné au sein de la communauté. Les efforts déployés attirent souvent de nouveaux clients fidèles au sein de l'entreprise. Il y a une ligne de démarcation entre la publicité et la communication avec la communauté par le biais du soutien et de la sensibilisation. L'ajout du nom et du slogan de l'entreprise à tout élément destiné à soutenir la communauté signifie que l'entreprise ne recherche pas de rendement direct. Tout retour accidentel est acceptable, mais les employés ne doivent pas vendre leurs produits et leurs services lors d’une activité de financement ou d’un événement. L’attention de la communauté doit être la priorité dans ce scénario.

Communiquer par le marketing et la publicité

La dernière forme de communication commerciale passe par le marketing et la publicité, qui sont extrêmement communs et se chevauchent avec plusieurs des sections précédentes. Par exemple, le site Web commercial et la brochure sont à la fois des formes de publicité et de marketing. Il s’agit d’un processus de communication externe qui nécessite un capital versé ou une mise de fonds substantielle pour gagner un public. Des scénarios payants pour la publicité et le marketing professionnels se retrouvent un peu partout. Les publicités télévisées, les publicités à la radio, les publicités en ligne pour les bannières et les textes, les annonces de recherche payée, les panneaux d'affichage et même les annonces trouvées au-dessus du stand dans une salle de bain publique sont des formes de support payant. Les médias gagnés n'exigent pas que le capital nécessaire pour acheter un public existant à partir d'un réseau ou d'un lieu, mais des efforts sont nécessaires pour se faire connaître du public. Cela peut être quelque chose de simple, comme faire pivoter une enseigne au coin d'une rue, ou quelque chose de plus complexe, comme écrire un contenu convivial pour les moteurs de recherche pour donner un rang élevé et générer du trafic naturel vers votre site Web ou votre entreprise.