Qu'est-ce qu'un plan d'urgence d'entreprise?

De nombreuses entreprises ne considèrent même pas de plan d'urgence et ne réalisent pas que l'option existe et constitue une bonne pratique. La création d'un plan est le plus souvent négligée ou oubliée lorsque la conjoncture est bonne et que les affaires sont florissantes. Malheureusement, il ne faut pas grand chose pour changer complètement les choses. Un incident technique qui bloque un serveur, une livraison manquée ou un projet majeur impayé peut bouleverser une entreprise très rapidement.

La planification d'urgence est le processus de construction d'une procédure pour se préparer au pire absolu. Lorsque les choses tournent mal, le plan est là pour sauver votre entreprise et vous permettre de remettre les choses en ordre. La plupart des situations d'urgence sont hors de votre contrôle et, dans de nombreux cas, ne peuvent pas être vues à l'avance. Vous pouvez créer des plans d'urgence pour faire face à l'échec des éléments qui sont sous votre contrôle immédiat, mais cet effort est mieux servi pour résoudre ces problèmes dès le départ afin de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise. L'incontrôlable, cependant, nécessite un plan de renflouement et de remettre l'entreprise au-dessus de l'eau.

Types de planification d'urgence

Le type exact de plan d’urgence que vous créez doit dépendre du type d’entreprise et de l’emplacement. Par exemple, une entreprise située dans une zone d'ouragan devrait ajouter à son plan une assurance contre les inondations et la réparation des dommages causés par un ouragan. Le plan lui-même est essentiellement une séquence détaillée d'étapes et de processus qui seront utilisés dans les cas les plus défavorables.

Vous pouvez élaborer un plan en cas de catastrophe naturelle, de déficit financier et de krach boursier, d’inflation temporaire du prix des matériaux ou du travail, etc. Le plan le plus élémentaire couvrira les aspects financiers et matériels de l’entreprise. Un plan détaillé identifie les secteurs de l'entreprise en première ligne pour les réductions, où les employés peuvent être éliminés et où les coûts peuvent être considérablement réduits afin de réduire les dépenses immédiatement tout en entrant dans une phase de reconstruction. C'est essentiellement basé sur "Et si ...?" scénarios. Et si le marché s'effondrait? Et s'il y a une pénurie de main-d'œuvre? Et si le client ne paye pas? Et si notre système tombe en panne de manière inattendue? Et si on se fait pirater? Demandez-vous tous les possibles "Et si ...?" cela pourrait s’appliquer à votre entreprise, puis commencer à élaborer un plan pour répondre à ces questions.

Par exemple: "Si le marché s'effondre, nous pouvons réduire les coûts de 50% en éliminant ces services et nous pouvons accéder à des fonds d'urgence dans ce compte d'épargne d'urgence". Vous construisez maintenant un plan qui peut potentiellement sauver l’entreprise si les choses tournent dans la mauvaise direction. Créer un plan d'urgence prend du temps et une réflexion approfondie. Le processus devrait être limité aux propriétaires et aux décideurs de haut niveau. Indiquer aux employés où vous souhaitez éliminer des postes dans le pire des cas est simplement un mauvais leadership et ne sera pas une source d'inspiration ou de renforcement de la confiance.

Comment rédiger un plan d'urgence

Le plan d'urgence fonctionne comme une séquence d'événements basée sur la priorité.

Tout d’abord, dressez une liste des événements majeurs les plus susceptibles d’aggraver le cours des affaires. Construisez une réponse individuelle pour chacun de ces événements. Comment vous préparerez-vous et quelles étapes concrètes exécuterez-vous après les événements?

Après chaque scénario et chaque réponse sur papier, il est temps de définir des priorités. En cas de crise financière, quelles sont les mesures d'urgence les plus importantes? Quels actifs équitables peuvent être vendus ou utilisés en garantie d'un prêt temporaire ou d'une marge de crédit? Où peut-on couper du gras immédiatement sans perdre de terrain en processus? Disposez ces éléments par ordre d'importance afin que vous puissiez avoir un plan d'action prêt à être utilisé immédiatement après un gros coup. Vous n'allez pas pousser chaque étape en direct, alors prenez vraiment le temps de hiérarchiser vos coupes et vos actions.

Calendrier du plan

Le timing est difficile dans une situation d'urgence, mais un calendrier approximatif en place permet d'obtenir des résultats concrets. Vous pouvez définir des délais par rapport aux étapes imprévues du rétablissement. La partie la plus importante à propos du timing est de garder la société solvable. Si vous vendez un nombre X d’actifs, coupez un département et appuyez sur un fonds d’urgence, dans quelle mesure sera-t-il utile et pendant combien de temps? Vous devez connaître le type de délai dont vous avez besoin pour vous remettre sur pied. Combien de stock doit vendre dans ce laps de temps pour récupérer? Combien de revenus vous amènera à un seuil de rentabilité. Dans le pire des cas, il est utile d’acheter une année de reprise à l’entreprise. Plus d'un an n'est pas souvent réaliste, mais dans certains cas, vous aurez peut-être besoin de tant de temps pour survivre et surmonter une période de mauvaise croissance économique. Vous pouvez également définir des délais en regard de chaque étape de contingence. Par exemple, l'assurance contre les sinistres vous rapportera deux mois et un nouvel inventaire. Si cela ne suffit pas, puiser dans l’épargne vous rapportera deux mois supplémentaires. Si cela échoue, la réduction des dépenses spécifiques vous fera gagner deux mois supplémentaires. Votre entreprise est en mode survie et chaque sou compte pour plus de temps de récupération.

Financement d'urgence et assurance

Vous pouvez avoir une longueur d'avance sur le financement d'urgence et les polices d'assurance pour les situations d'urgence. C'est bien d'avoir une marge de crédit d'urgence pré-approuvée ou un compte d'épargne caché pour un jour de pluie. Cela économise une tonne de temps et de maux de tête si les choses tournent au sud. Vous pouvez utiliser ces fonds immédiatement pour remettre les choses en activité ou pour rester à flot jusqu'au passage de la tempête. Une simple méthode d'auto-imposition est une bonne méthode pour construire vos économies éventuelles. Mettez de côté un petit pourcentage de vos revenus mensuels et surveillez la croissance de votre fonds. En cas d'urgence, vous pouvez compter sur ce fonds pour rester opérationnel et solvable. Si le déficit est généralisé, beaucoup de vos concurrents sans plan d’urgence fermeront leurs portes. Les entreprises restantes sont d'autant plus fortes qu'elles ont survécu et peuvent conquérir une plus grande part du marché qui rebondit.

L'assurance contre les catastrophes naturelles et tout ce qui est en dehors de votre contrôle est également une excellente ressource. Magasinez les régimes d’assurance avec un œil attentif sur ceux qui offrent une option de remboursement pour les avoirs perdus à la suite de catastrophes naturelles et dans les pires situations. Il est courant d'économiser quelques dollars sur la prime mensuelle en ignorant les protections additionnelles - mais ces petits détails et ces paiements supplémentaires sont ceux qui permettront à votre entreprise d'économiser. Travaillez étroitement avec votre agent et faites appel à un avocat, si possible, afin de maximiser votre potentiel de paiement et le montant de la distribution du produit.

Plans de petite entreprise

Construire un plan d'urgence pour une petite entreprise est simple, car l'entreprise compte moins d'employés et de pièces mobiles. Dans certains cas, il s’agit de réduire les dépenses de l’entreprise et de gérer la chute avec un compte d’épargne. La petite entreprise a l'avantage d'être agile et sensible aux changements rapides du marché. Une petite entreprise a toutefois le désavantage de posséder généralement moins d'actifs et de dépendre davantage de ces actifs pour générer des revenus quotidiens. Dans ce cas, le plan d’urgence devrait s’appuyer sur la protection de ces actifs et de tout ce qui est nécessaire pour générer un revenu.

Par exemple, un entrepreneur en aménagement paysager devrait éviter de vendre son équipement à tout prix. Si vous possédez deux pelles rétrocaveuses, vous devrez peut-être en vendre un dans le pire des cas, mais vendre les deux pelles rétrocaveuses équivaut à la fermeture de votre entreprise, à moins que vous ne puissiez accéder à l'équipement d'une autre manière. Posséder les actifs purement aide vraiment lorsque cela est possible. Travailler pour posséder vos actifs les plus élémentaires et nécessaires lorsque vos revenus sont à un niveau record signifie que vous ne recherchez pas les paiements pour rester à flot lors d'un crash.

Entreprises moyennes et grandes entreprises

Il y a plus d'employés et de pièces mobiles dans les grandes entreprises avec des rôles variés et plusieurs départements. Votre plan d'urgence doit d'abord examiner les départements et les actifs les moins importants pour les réduire. Une entreprise plus grande nécessite une comptabilité détaillée et une vue d'ensemble stratégique pour faire face aux mauvaises situations. Quel aspect de l’entreprise génère les meilleurs revenus et la plus faible structure de frais généraux? Alors qu'une entreprise plus grande a plus de zones à couper et plus de pièces à déplacer, cela peut aussi les gêner en cas de récession ou d'urgence. La capacité de mettre en œuvre rapidement le plan d’urgence peut faire ou défaire l’entreprise. Le fait de perdre du temps critique tout en entraînant une baisse des revenus peut pousser l'entreprise au-delà de la limite, au point qu'il est tout simplement trop tard pour se redresser.

Comment organiser et appliquer le plan

Avoir votre plan d'urgence sur papier est une bonne chose, mais vous devez attribuer des rôles et appliquer le plan. Lorsque vous créez le plan, faites-le avec une petite équipe de votre plus haut niveau ou avec des employés de confiance. Le propriétaire de l’entreprise est responsable de déterminer quand appliquer le plan, et les autres membres du comité ont chacun un rôle spécifique à jouer. Attribuez un rôle de coordinateur pour gérer les actions une fois que le plan a le feu vert pour aller de l'avant. Le coordinateur suivra les étapes à suivre pour s'assurer que le plan est correctement suivi et exécuté. Cette personne est essentiellement l’administrateur du régime, et elle maintient tout en mouvement tout en couvrant ses étapes en toute légalité. Un auditeur est ensuite ajouté pour vérifier une seconde fois l’éventualité et repérer les points faibles. Il peut être nécessaire de détecter les faiblesses et de réviser le plan, car rien n’est statique dans les affaires. Enfin, une personne devrait être chargée du rôle difficile de la communication. Il s’agit de la personne qui communique les nouvelles procédures et la nouvelle organisation au personnel et au monde extérieur. Cela peut impliquer l'application de mises à pied et la justification de chaque action dans un rôle faisant face au public.

La planification des mesures d'urgence n'est pas un art exact et, dans de nombreux cas, elle consiste essentiellement à analyser les chiffres et à rechercher un objectif positif en termes de revenus. Maintenir des objectifs clairs et s’en tenir au plan général tout en révisant et en testant en cours de route est une approche solide. La capacité à s’adapter à la recherche de nouvelles opportunités et au redressement d’une entreprise défaillante n’est pas une tâche facile et requiert des processus de prise de décision difficiles.

Plans d'urgence positifs et excédentaires

La plupart des situations d'urgence nécessitent de se préparer au pire scénario inattendu, mais dans certains cas, un plan d'urgence est requis pour une croissance positive. Une entreprise peut avoir des difficultés lorsque la croissance se produit rapidement et ne peut pas évoluer correctement. C'est un courant de pensée étrange, mais une croissance trop rapide peut paralyser une entreprise qui n'est pas préparée. Un plan d'urgence positif est élaboré pour gérer la croissance tout en évoluant de manière durable et efficace. L'un des aspects majeurs de ce processus consiste à garder un groupe de conseillers externes à disposition pour mobiliser des conseils et des ressources dans le meilleur des scénarios. Ce plan positif fonctionne également avec votre plan d'urgence négatif, car les nouveaux départements et processus de gestion de la croissance fonctionnent en sens inverse lorsque les choses tournent mal. Au fur et à mesure que vous ajoutez à l'entreprise et que vous vous développez, faites attention aux pièces mobiles qui sont les plus productives et nécessaires et qui peuvent prendre un coup ou être coupées, si nécessaire. Ce n'est pas un processus facile, mais faire ces observations pendant la phase de croissance est une pratique utile et productive.