Définition comptable des comptes auto-équilibrés
Les comptables utilisent des comptes à équilibrage automatique dans le cadre d'un système de comptabilité qui génère automatiquement des écritures comptables de compensation. Le processus de comptabilité repose sur des écritures d'équilibrage. Les entreprises utilisent un ensemble de comptes auto-équilibrés appelé grand livre général, tandis que les comptables publics utilisent des comptes auto-équilibrés dans le cadre de la comptabilité par fonds.
Comptes à équilibrage automatique
Le grand livre d'une organisation contient les écritures comptables qui décrivent tout l'argent entrant ou sortant d'une entreprise. Tenir des livres comptables manuellement comporte le risque d'enregistrer une partie d'une transaction tout en omettant l'autre partie de la transaction par erreur. La comptabilité auto-équilibrée, telle qu’elle est configurée dans le logiciel de comptabilité financière, permet à une transaction de déclencher la création d’une transaction appropriée qui compense la première transaction. Par exemple, lorsqu'un comptable enregistre une entrée de dépense, un système à équilibrage automatique effectue automatiquement une entrée de compensation dans le compte de trésorerie de l'entreprise.
Équation comptable
La comptabilité est basée sur un système d'équilibrage à double entrée. Chaque compte fonctionne ensemble selon l'équation comptable, l'actif étant égal au passif plus les capitaux propres. Lorsqu'une entrée augmente d'un côté de l'équation, telle qu'un nouvel achat d'actif, un autre compte d'actif, tel que des liquidités, serait réduit. Alternativement, si la société finance l'achat d'actifs, les actifs sont augmentés avec une augmentation du passif pour le nouveau prêt. Les transactions comptables complexes peuvent contenir plusieurs écritures, ce qui empêche les comptables de savoir si la transaction globale est équilibrée.
Débits et crédits
La comptabilité repose sur un système de débits et de crédits pour augmenter ou réduire les comptes et les maintenir en équilibre. Cela crée un risque supplémentaire en termes de déséquilibre des comptes si un comptable enregistre un débit au lieu d’un crédit. La fonction d’auto-équilibrage crée la bonne écriture de débit ou de crédit pour compenser la saisie initiale du comptable, ce qui réduit les risques d’erreurs ou d’omissions.
Comptabilité publique
Les gouvernements utilisent la comptabilité par fonds, en créant divers fonds qui agissent en tant que "mini-entreprises" pour détenir des fonds limités à des types de projets spécifiques ou à d'autres utilisations. Les gouvernements utilisent des comptes auto-équilibrés, bien qu'ils disposent d'un ensemble distinct de comptes auto-équilibrés pour chaque fonds, tandis qu'une société utilise un seul ensemble de comptes auto-équilibrés pour suivre toutes ses opérations comptables.