Est-ce qu'un remboursement de dépenses d'entreprise compte comme un revenu?

Un remboursement des frais professionnels survient lorsque l'employeur rembourse les frais professionnels initialement payés par les employés. Dans de nombreux cas, cela s'applique lorsqu'un employé dépense de l'argent pour un voyage d'affaires. Des exemples de dépenses d’affaires typiques comprennent les nécessités telles que la nourriture, l’hébergement et le transport. Selon le code IRS, un remboursement des frais professionnels peut parfois être considéré comme un revenu.

Politiques

De nombreuses entreprises ont des politiques de remboursement des dépenses qui fixent un remboursement maximal quotidien des dépenses par employé. L’IRS considère ces indemnités maximales pour l’hébergement, les repas et le transport comme une indemnité journalière. Si l'employé dépense plus que cette indemnité journalière, il devra normalement payer cette dépense supplémentaire, car une entreprise ne remboursera pas les dépenses excédant ce maximum.

Recettes

Habituellement, les entreprises exigent des employés qu’ils remettent les reçus de remboursement des dépenses peu de temps après avoir engagé la dépense. Cela permet à l'entreprise de tenir à jour une comptabilité et des rapports fiscaux concernant le remboursement des dépenses des employés. De nombreuses entreprises ont des politiques spécifiques qui spécifient un délai exact pour la remise des reçus, par exemple une semaine ou un mois. De nombreuses entreprises exigent également que les employés déposent un rapport de dépenses en utilisant un style ou un modèle spécifique. Cette feuille de calcul des dépenses détaille les dépenses engagées par les employés, leur montant et le motif de chaque dépense.

Revenu supplémentaire

L’IRS exige des employeurs qu’ils conservent une preuve des frais de remboursement déduits des déclarations de revenus des entreprises. Si l'employé reçoit un remboursement de dépenses de l'employeur et ne peut pas fournir de reçus ou d'autres documents à l'appui du remboursement, l'IRS prendra en compte le revenu imposable du remboursement pour l'employé. Des remboursements non justifiés peuvent également amener l'IRS à rejeter les dépenses déduites de la déclaration de revenus de l'employeur. Les remboursements non justifiés doivent apparaître comme un revenu imposable payé par l'employeur sur le formulaire W-2 de l'employé.

Pas d'impôt sur le revenu

Avant d'engager des dépenses d'entreprise, de nombreuses entreprises souhaitent que les employés reçoivent une autorisation préalable pour les dépenses futures. Même si cette pré-autorisation représente une estimation des dépenses prévues, ce processus peut aider un employé à gérer ses dépenses. L'argent que les employeurs paient aux employés à titre de remboursement des dépenses d'entreprise justifiées n'est pas soumis à l'impôt sur l'emploi ou à l'impôt sur le revenu.