Comment générer automatiquement des courriels
Ce serait bien de simplement "penser" à un email envoyé automatiquement à un client via nos ordinateurs ou nos téléphones portables, mais cela ne se produit pas encore. Il existe cependant des fonctionnalités dans les programmes de courrier électronique et les programmes auxiliaires qui généreront automatiquement des courriers électroniques dans la mesure où la technologie actuelle le permet. Cela signifie généralement diverses méthodes de génération de messages à l’avance, programmés ou de réponses automatiques.
Générer des transferts automatiques
La plupart des plateformes de messagerie vous permettent de générer des transferts automatiques vers une adresse spécifique chaque fois que vous recevez un courrier électronique. Recherchez des termes tels que "POP" ou "Transfert" dans les paramètres ou le menu d'options de votre plate-forme. Par exemple, dans Yahoo! Mail, cliquez sur le menu déroulant "Options", puis sur "Options de messagerie", puis sur "Pop et transfert". Sélectionnez "Transférer votre courrier Yahoo!" et entrez l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez transférer. Cliquez sur "Enregistrer les modifications". Effectuer cette étape est essentiel avant de passer à la section suivante.
Filtre automatique et transfert
Certaines plates-formes de messagerie, telles que Gmail, disposent de filtres de messagerie que vous pouvez utiliser pour générer des transferts automatiques de courrier entrant spécifique vers d'autres comptes de messagerie. Dans Gmail, par exemple, vous cliquez sur l'icône "engrenage" en haut à droite de votre page Gmail. Sélectionnez "Paramètres" dans le menu déroulant. Cliquez sur "Filtre". Cliquez sur "Créer un nouveau filtre". Entrez les critères de transfert, tels que le courrier provenant d'un expéditeur donné. Cliquez sur "Créer un filtre avec cette recherche". Cochez la case "Transférer à" et choisissez l'adresse à laquelle vous souhaitez transférer. Suivez les instructions pour votre plate-forme de messagerie, si elle prend en charge ce transfert.
Chronométrage automatique et réponse
Certaines plates-formes de messagerie vous permettent de planifier l'envoi de vos courriels. Sur l’écran de votre message composé, recherchez le bouton "Envoyer plus tard" ou quelque chose de similaire dans vos paramètres ou votre menu d’options. Sur la plate-forme de Go Daddy, par exemple, recherchez une petite icône avec un logo en forme d’horloge dans le coin supérieur gauche. Pour certaines plates-formes, cependant, comme Gmail, vous devrez installer un plugin pour bénéficier de cette fonctionnalité. Pour Gmail, téléchargez le plugin Boomerang (voir section Ressources), qui ne fonctionne qu'avec les navigateurs Firefox et Google Chrome. Boomerang envoie des emails automatiquement à une heure donnée. Pour les autres plates-formes, recherchez cette fonctionnalité dans les menus Paramètres ou Options.
La plupart des plates-formes de messagerie prennent également en charge les e-mails à réponse automatique, parfois appelés "répondeurs en vacances", dans lesquels un message pré-écrit est envoyé automatiquement à toute personne qui vous envoie un e-mail pendant une période donnée. Recherchez "réponse automatique" ou "répondeur en vacances" dans les menus Paramètres ou Options de votre programme de messagerie.
Programmes auxiliaires
Des programmes tels que Constant Contact et Social Digest de FanBridge génèrent automatiquement des courriers électroniques pour les listes de diffusion des clients. Constant Contact s'adresse à toute entreprise disposant d'une liste de messagerie client et FanBridge s'adresse aux musiciens, aux comédiens, aux athlètes et à d'autres personnalités publiques. Le programme Social Digest de FanBridge compile les données des sites de médias sociaux spécifiés par l'utilisateur, tels que Tumblr, et les compile dans un courrier électronique envoyé aux fans par courrier électronique. Constant Contact envoie automatiquement des courriels de bienvenue et d'autres messages à une liste de diffusion à des heures précises. Suivez les instructions pour votre programme de choix.