Comment calculer le coût total du déménagement d'un bureau

Une grande partie des coûts associés au déménagement d'un bureau ont lieu avant et après le jour du déménagement. Certains des coûts prendront la forme de main-d'œuvre pour effectuer des changements et des annonces internes et externes. Certaines dépenses couvriront des dépenses matérielles et des frais de consultation au moment où vous vous apprêtez à fermer votre ancien bureau et à configurer un nouvel espace. Tenez compte des effets qu'un déménagement de bureau aura sur vous et vos clients lorsque vous établissez un budget pour votre déménagement.

Planification

1.

Établissez un budget pour les dépenses associées à la planification d'un déménagement. Indiquez les réparations ou la construction nécessaires pour que le nouvel espace réponde à vos besoins. Contactez votre nouveau responsable d'immeuble de bureaux pour savoir s'il inclut les frais de construction dans un nouveau contrat ou s'il facture des frais pour ses services. Obtenez des devis de courtiers en bureaux pour évaluer le coût de l’embauche d’un professionnel pour négocier votre transaction.

2

Choisissez l'employé approprié pour planifier tous les aspects du déménagement, y compris le pré-déménagement, le déménagement lui-même et le post-déménagement. Les tâches consisteraient notamment à négocier des contrats avec des entreprises de déménagement, à mettre à jour les coordonnées des fournisseurs et des créanciers et à veiller à ce que les employés disposent des fournitures adéquates pour le déménagement (boîtes, ruban adhésif, etc.). Estimez le nombre total d’heures que cet employé consacrera à cette tâche.

3

Faites l'inventaire de tous vos actifs avant de commencer à emballer. Cela découragera le vol des employés et vous aidera à enregistrer ce que vous perdez le jour du déménagement. Calculez la dépense à faire l'inventaire une fois que vous avez emménagé et comparez-la à votre inventaire avant le déménagement. Calculez le coût des objets endommagés, perdus ou volés.

4

Contactez les fournisseurs de services pour négocier les contrats et déterminer les coûts initiaux, les frais ou les dépôts nécessaires. Incluez des services tels que le nettoyage, la vente, le câble, Internet, l'électricité, le gaz ou le téléphone.

Calculez le coût pour engager des techniciens pour installer vos ordinateurs et vos appareils électroniques et configurer vos téléphones. La compagnie de téléphone installera probablement vos téléphones, mais pourra vous facturer des frais d’installation. Il en va de même pour votre fournisseur de services Internet.

Fermeture du bureau

1.

Examinez le bureau que vous quittez pour déterminer si vous devrez améliorer ou réparer les dégâts causés à des objets tels que les murs, les tapis et les accessoires. Estimez les coûts pour le faire.

2

Contactez votre propriétaire si vous louez pour discuter des frais ou des pénalités si vous résiliez votre bail plus tôt. Incluez tous les rabais ou constructions que vous offrez à une fête que vous sous-louez. Calculez les coûts associés à la vente d'un immeuble, tels que les frais d'agence, les commissions, la publicité et la mise à niveau, la réparation ou toute autre préparation de l'immeuble pour un acheteur.

3

Estimez le coût de résiliation ou de transfert des contrats de téléphone, d’Internet, de distributeurs automatiques, d’électricité, de gaz, de nettoyage et autres services de bureau. Incluez les frais requis pour les frais de résiliation anticipée et le reste de tout contrat que vous devrez honorer.

En mouvement

1.

Créez une liste des frais de déménagement, tels que l’emballage, l’arrêt des systèmes informatiques et des téléphones, l’embauche d’un déménageur, la configuration du mobilier et l’installation de systèmes technologiques.

2

Négociez des frais fixes pour le déménagement, si possible. Certains déménageurs citent un prix pour le déménagement, ajoutant un coureur au contrat que vous facturerez pour les cartons uniquement après que le déménageur arrive et emballe vos biens. Les propriétaires et les petites entreprises sont souvent choqués par le prix facturé pour le ruban adhésif et les boîtes, que vous devez payer avant que l'entreprise de déménagement ne décharge vos meubles et votre équipement. Si vous ne payez pas le montant qu'ils vous présentent, ils conserveront vos effets personnels jusqu'à ce que vous ayez eu recours aux tribunaux pour régler votre différend.

3

Obtenez des devis sur les assurances, au-delà des offres du déménageur, pour couvrir les pertes, dommages et vols éventuels.

4

Estimez toute perte de revenus que vous allez rencontrer lors du déménagement. Incluez le manque à gagner résultant des ventes qui auraient pu avoir lieu pendant votre déménagement.

Relations publiques

1.

Calculez le coût de l'annonce de votre déménagement. Incluez des annonces par courrier postal, des communiqués de presse et des publicités.

2

Obtenez des devis sur de nouveaux articles de papeterie et sur tout autre article portant votre ancienne adresse, vous devrez le réimprimer. Incluez des éléments tels que des cartes de visite, des menus, des affiches, des emballages de produits, des supports, des articles promotionnels et des camions.

3

Budget pour les annonces que vous achèterez dans des magazines, des journaux, des stations de télévision et de radio et sur des panneaux d'affichage.

Choses nécessaires

• Chef de projet
• Baux et contrats
• Police d'assurance