Comment suivre les inscriptions aux avantages sociaux des employés?

Le suivi de l’inscription aux avantages sociaux des employés peut créer des problèmes, en particulier pour le propriétaire de petite entreprise. Les régimes d'avantages sociaux des employés comprennent généralement les régimes de soins de santé, les régimes de retraite, les régimes d'assurance vie, les régimes d'actionnariat et les vacances, entre autres. Il est essentiel de veiller à ce que les employés reçoivent les bonnes retenues au bon moment afin de recevoir les avantages pour lesquels ils paient. Les régimes d'avantages sociaux des employés exigent généralement des déductions à chaque cycle de paie (ou à certains cycles de paie). Pour suivre les inscriptions aux avantages des employés, les propriétaires de petites entreprises doivent créer un système qui suit les plans et un calendrier pour les examiner.

1.

Concevez un tableur qui suit l’inscription aux avantages sociaux des employés ou suivez l’inscription auprès de votre prestataire de services de paie actuel. Les systèmes de paie et les logiciels de paie permettent aux propriétaires de petites entreprises d’inscrire les avantages sociaux à la configuration et donc d’inclure les retenues dans le programme de paie.

2

Créez un calendrier pour examiner les rapports d'éligibilité des employés. L'éligibilité peut dépendre d'un certain nombre de circonstances, notamment du temps que l'employé a travaillé pour l'entreprise. Les employeurs conçoivent les programmes d’avantages sociaux en tenant compte de ces circonstances, mais ils doivent également suivre les règles du régime pour s’assurer qu’il s’applique avec précision à tout le monde.

3

Passez en revue les informations pour vous assurer de leur exactitude. Prenez en compte dans l'examen périodique le temps nécessaire pour examiner les informations relatives aux employés et pour en vérifier l'exactitude. Les formulaires mal étiquetés peuvent créer des problèmes de traitement pour tout le monde. Vérifiez les erreurs et corrigez-les.

4

Sélectionnez un système pour compléter le traitement de tous les formulaires d'inscription. Les formulaires d'inscription aux avantages sociaux des employés vont généralement au service qui les fournit, en gardant à l'esprit que vous ne fournissez pas les avantages, mais plutôt la possibilité de vous y inscrire. Organiser le système de traitement avec le service des prestations. le traitement peut inclure des formulaires faxés ou une inscription en ligne.

5

Passez en revue les inscriptions et les retenues à chaque cycle de paie ou au moins une fois par mois. Cela ne nécessite pas un examen approfondi de votre part, mais plutôt un examen rapide pour s'assurer que tout se passe comme il se doit. Si la déduction d'un employé augmente soudainement et sans demande de l'employé, corrigez-la.

6

Adressez immédiatement tous les changements aux régimes d’avantages sociaux. Si un employé a un bébé et a besoin d'ajouter un nouveau membre de la famille à l'inscription, faites-le immédiatement. Si vous ne modifiez pas immédiatement l'inscription, cela peut entraîner des retenues erronées lors du prochain cycle de paie.

Choses nécessaires

• Plans d'avantages sociaux des employés
• Rapports d'éligibilité pour tous les employés
• Relevés de retenues salariales
• Rapports d'inscription des employés

Pointe

• Conservez tous les documents relatifs à l’inscription aux avantages sociaux des employés verrouillés quand ils ne sont pas utilisés. Ces informations sont très personnelles et souvent sensibles, et le fait de ne pas protéger la vie privée des employés peut entraîner des poursuites judiciaires.