Fusion et publipostage d'Excel vers Outlook 2010
Vous pouvez exporter des contacts créés dans Microsoft Excel vers Outlook 2010 et utiliser cette liste dans la fonctionnalité de publipostage par publipostage en masse pour atteindre tout le monde à la fois. le publipostage personnalisera ces courriels afin que vos destinataires voient leur nom dans votre message d'accueil. Excel 2010 et Outlook 2010 ne permettent pas de créer le document que vous utilisez pour effectuer un publipostage. Vous utiliserez donc Word 2010 au cours du processus.
Exporter à partir d'Excel
1.
Mettez en forme votre liste de contacts Excel afin qu'elle contienne des descriptions de colonne telles que «Nom», «Adresse de messagerie» et «Nom de l'entreprise». Outlook a besoin de ces descriptions pour formater correctement les contacts lorsque vous importez la liste.
2
Cliquez sur l'onglet «Fichier», puis sur «Enregistrer sous». Ouvrez le menu déroulant situé à côté de «Enregistrer en tant que type», puis sélectionnez «CSV (délimité par des virgules)» dans la liste.
3
Donnez un nom à votre fichier et cliquez sur «Enregistrer». Vous pouvez fermer Excel après avoir enregistré le fichier CSV.
Importer des contacts
1.
Ouvrez Outlook et cliquez sur le menu «Affichage». Cliquez sur «Liste des dossiers» pour ouvrir une liste de vos dossiers. Vous allez créer ici un nouveau dossier de contacts pour faciliter le processus de fusion et publipostage.
2
Cliquez-droit sur votre dossier «Contacts», puis cliquez sur «Nouveau dossier». Nommez votre nouveau dossier, puis cliquez sur «OK». La création d'un nouveau dossier vous aidera à cibler le publipostage uniquement sur vos nouveaux contacts.
3
Cliquez sur le bouton "Mail" puis sur l'onglet "Fichier".
4
Cliquez sur «Ouvrir» dans ce menu, puis sur «Importer». Cette procédure ouvre l'assistant d'importation pour ajouter vos contacts à partir du fichier Excel.
5
Localisez votre fichier CSV et double-cliquez dessus. Une liste d'options apparaîtra; Choisissez la sélection la plus pertinente. Si vous n'êtes pas sûr de vos contacts existants, cliquez sur «Autoriser les doublons» pour éviter de perdre des informations de votre fichier CSV.
6
Cliquez sur le nouveau dossier de contacts que vous venez de créer, puis cliquez sur «Suivant» pour indiquer à Outlook où ajouter vos nouveaux contacts.
Effectuer votre publipostage
1.
Cliquez sur le bouton "Contacts" ou appuyez sur Ctrl-3. Sélectionnez les contacts que vous souhaitez envoyer par courrier électronique. Vous pouvez sélectionner le dossier que vous avez créé pour vos contacts récemment importés afin de sélectionner tous ces nouveaux contacts.
2
Cliquez sur l'onglet "Accueil" dans Outlook, puis sur le bouton "Fusion et publipostage". Le bouton Fusion et publipostage se trouve dans le groupe Actions.
3
Cliquez sur «Tous les contacts dans la vue actuelle» sous l'en-tête Contacts. Pour le type de document, sélectionnez «Lettres types» et, pour l'option de fusion, sélectionnez «E-mail». Écrivez votre ligne d'objet dans la case située sous la ligne d'objet du message.
4
Cliquez sur «OK». Outlook 2010 utilise Word pour sa fonction de publipostage. Word démarre donc. Attendez que Word ait entièrement chargé le nouveau document et ouvert le ruban Mailings.
5
Créez votre document de publipostage. Word 2010 comporte des boutons vous permettant d'insérer les différentes parties qui changeront pour chaque destinataire, telles que les boutons Ligne de message d'accueil et Bloc d'adresse.
6
Prévisualisez votre document en appuyant sur le bouton «Aperçu des résultats».
7.
Cliquez sur «Terminer et fusionner», puis sélectionnez «Envoyer des messages électroniques» pour finaliser votre document et vous préparer à envoyer vos courriels.
8
Cliquez sur «OK» dans la nouvelle fenêtre de dialogue pour terminer la fusion. Lorsque vous cliquez sur «OK», Outlook commence à envoyer vos courriels.
Attention
- Ces instructions s'appliquent uniquement à Microsoft Excel 2010 et Outlook 2010. Les étapes pour les autres versions de ce logiciel peuvent différer.