Comment faire un rapport de trésorerie quotidien

Un rapport de trésorerie quotidien suit les entrées et les sorties de fonds quotidiennes de votre entreprise. Les encaissements et les décaissements quotidiens ne laissent pas de trace écrite et sont difficiles à retracer, mais vous pouvez établir des procédures opérationnelles standard qui créent une trace papier chaque fois que vous recevez ou déboursez de l'argent. Vos employés doivent automatiquement fournir un reçu à tous vos clients chaque fois que vous recevez un paiement en espèces. Un décaissement en espèces doit avoir une facture ou une facture à l'appui. L'examen du rapport de trésorerie quotidien et des pièces justificatives peut vous alerter sur toute transaction inhabituelle en espèces pouvant nécessiter une attention particulière.

1.

Inscrivez la date à laquelle vous préparez le rapport de position de caisse quotidien en haut du formulaire. Utilisez le solde de clôture du rapport du jour précédent comme solde d’ouverture du rapport de trésorerie quotidien que vous préparez. Par exemple, si vous établissez le rapport de position de caisse quotidien pour mercredi, vous utiliserez le solde final du rapport de mardi comme solde d'ouverture du mercredi.

2

Additionnez l'argent que vous avez reçu des opérations commerciales d'hier. Comptez l'argent dans chacune des caisses enregistreuses. Faites une entrée séparée sur le rapport de position de caisse quotidien pour chaque registre. Additionnez et entrez le montant total d'argent de tous les registres dans le rapport de caisse quotidien. Additionnez le montant que vous avez reçu des clients qui ont payé par chèque. Additionnez le montant de vos ventes par carte de crédit. Entrez le total des chèques et des cartes de crédit dans votre rapport de position de caisse quotidien.

3

Ajoutez les montants que vous avez reçus de clients qui ont réglé leurs factures en souffrance. Notez le type de transaction et le montant d'argent que vous avez reçu de transactions peu fréquentes ou inhabituelles. Par exemple, si quelqu'un achetait un équipement de bureau que vous vendiez, vous rapporteriez la vente sur votre rapport de trésorerie quotidien. Sous-total du montant de vos entrées en additionnant les paiements en espèces, les chèques, les ventes par carte de crédit, les paiements de comptes clients et les paiements de transactions peu fréquentes. Indiquez le montant sur le rapport de trésorerie quotidien.

4

Déduisez le montant de vos ventes par carte de crédit du sous-total en espèces et entrez le nouveau montant sur une ligne distincte. Maintenant, tenez compte de vos sorties de fonds. Soustrayez le montant en espèces versé pour les remboursements client et les articles retournés. Soustrayez le montant des chèques de paie que vous avez encaissés pour vos employés. Indiquez le nom du vendeur et le montant des factures que vous avez payées en espèces. Une facture ou une facture doit sauvegarder tous les décaissements. Inclure toutes les dépenses en espèces diverses telles que les achats de timbres postaux. Additionnez les montants et inscrivez-les dans votre rapport de trésorerie quotidien.

5

Soustrayez les sorties de fonds de vos rentrées de fonds pour savoir combien d’argent vous devriez avoir. Comparez cela à l'argent réel que vous avez. Si vous avez plus d'argent que vous n'auriez dû, vous avez un excédent de trésorerie. Si vous avez moins d'argent que vous n'auriez dû, vous avez un manque d'argent. Notez le montant excédentaire ou insuffisant dans votre rapport et notez les montants anormalement élevés ou faibles. Faites un dépôt en espèces chaque jour et analysez rapidement le rapport quotidien sur les flux de trésorerie.

Choses nécessaires

• Rapports de trésorerie quotidiens vierges

Pointe

• Faites correspondre quotidiennement les encaissements au compte de chaque client pour vérifier que le paiement a bien été crédité.

Attention

• Demandez à un autre employé d’enregistrer les paiements en espèces et les encaissements dans les comptes.