Comment gérer les actifs dans un bureau
Des stocks aux dépenses en capital en passant par les fournitures de bureau, les bureaux acquièrent constamment de nouveaux actifs. Une gestion adéquate des actifs améliore l'efficacité opérationnelle et réduit les risques de fraude. Les décisions relatives à la gestion d'actifs ont également une incidence sur les états financiers et les déclarations de revenus de l'entreprise.
Comment acquérir des actifs
Définissez des règles pour l’acquisition de nouveaux actifs. Les employés ne devraient pas être en mesure d’acheter des actifs et des fournitures sans l’approbation appropriée. Les superviseurs doivent prendre en compte les budgets des départements et des actifs lors de l’approbation des dépenses en actifs. Après avoir créé un processus d'autorisation pour l'achat d'actifs, créez une liste des fournisseurs approuvés à acheter. Une liste de fournisseurs approuvés réduit le risque de fraude ou d’actifs de faible qualité.
Gardez une trace d'eux
Gardez une trace des stocks et des fournitures de bureau pour aider les représentants commerciaux à estimer les délais de livraison aux clients. Les entreprises doivent procéder à des comptages périodiques de leurs stocks pour vérifier les actifs en main. Le marquage des stocks simplifie le processus de comptage périodique des stocks. Il permet également aux comptables de savoir où vont les actifs et où ils sont utilisés. Les gestionnaires peuvent utiliser ces informations pour mieux comprendre les coûts et les tendances d'utilisation des services.
Garde les en sécurité
Un bureau doit protéger ses actifs physiques pour éviter le vol et l’obsolescence. Si des actifs de grande valeur se trouvent sur le site, les bureaux doivent appliquer des règles strictes concernant l’escorte des visiteurs sur les lieux. L'entreprise devrait également envisager de restreindre l'accès des employés aux actifs. Les classeurs verrouillés et les badges d’accès aux employés aident à minimiser l’exposition inutile des actifs. Un stockage adéquat permet non seulement de réduire les pertes dues au vol, mais également les pertes dues à l'obsolescence. Conservez les actifs hors des éléments et stockés à la température appropriée pour éviter toute contamination, réduire la corrosion et prolonger la durée de vie des actifs.
Comment leur rendre compte
Définissez des stratégies pour savoir quand capitaliser les actifs. Les comptables doivent décider si un achat constitue un nouvel actif ou constitue simplement une dépense pour faire des affaires. Par exemple, une imprimante de bureau à 20 $ pourrait être envisagée non plus. Une entreprise doit également décider si elle souhaite utiliser les calculs d'amortissement fiscal pour ses états financiers. C'est plus simple pour la plupart des petites entreprises, mais elles peuvent choisir de se déprécier différemment à des fins de reporting financier si elles le souhaitent. Une politique cohérente signifie que les actifs sont systématiquement présentés dans les états financiers de l'entreprise et simplifie les calculs d'amortissement périodiques.