Comment modérer les retraites du personnel
Une modération réussie des retraites d’affaires nécessite une préparation qui commence bien avant votre arrivée sur votre lieu de rendez-vous. L'un des principaux avantages d'une retraite est le manque de distraction dans un environnement de bureau. Déterminer les objectifs de votre retraite vous permettra de commencer à créer votre ordre du jour et votre méthode de travail, vous assurant une productivité optimale pendant votre environnement de retraite plus détendu.
Déterminez vos objectifs
Au début du processus de planification, énumérez les objectifs que vous souhaitez atteindre lors de votre retraite. Cela peut inclure l'examen de la performance de l'entreprise, l'établissement d'objectifs pour l'année à venir, la réflexion de nouvelles idées et la création d'un sentiment de camaraderie afin de créer une équipe plus efficace. En plus de ces objectifs macro, créez les résultats spécifiques que vous souhaitez obtenir en rencontrant individuellement les participants clés afin de déterminer les problèmes qu'ils souhaitent aborder et comment ils souhaitent que ces problèmes soient présentés et discutés.
Créez votre agenda
L'ordre du jour des retraites devrait inclure plus qu'une simple liste d'événements, de lieux et d'heures. Donnez à chaque présentateur un ordre du jour pour sa présentation qui comprend la méthode de présentation, le matériel et l’équipement nécessaires ainsi que le calendrier. Les ordres du jour de ces sessions devraient être le résultat de vos réunions individuelles avec le personnel clé. Par exemple, un présentateur peut vouloir créer une enquête ou un questionnaire que les participants répondent au début de la session, puis en discuter en groupe. Un autre présentateur pourrait vouloir passer en revue les données historiques et les projections de l'année prochaine à l'aide d'une présentation PowerPoint. Un chef de département peut souhaiter que chacun de ses subordonnés donne un bref aperçu de leurs problèmes et leurs suggestions d’amélioration. Cela vous demandera de leur dire quoi préparer à l'avance et combien de temps chaque personne a.
Finaliser l'agenda
Une fois que tous vos besoins en matière de réunion sont organisés, passez en revue l’ensemble du programme de la retraite, y compris les activités sociales telles qu'un cocktail de bienvenue, un dîner de groupe, une sortie de golf ou de tennis ou des activités pour les conjoints. Demandez un budget avant de contacter les lieux de réunion potentiels afin de déterminer ce que vous pouvez dépenser pour les besoins en chambres, restauration et boissons et audiovisuel. Prévoyez au moins deux heures entre le moment de la fin de la journée de travail et le début des activités du soir pour permettre aux sessions importantes de durer longtemps sans gêner le diner, le golf ou d’autres projets, en particulier si les conjoints non actifs font partie de la retraite.
Lieux de contact
Demandez des propositions à partir de divers lieux de réunion susceptibles de répondre à vos besoins. Si l'événement comprend une nuitée, demandez le tarif des chambres, les frais de la salle de réunion et les éventuelles réductions de groupe dans les spas, les magasins ou les restaurants. Si vous avez simplement besoin d’un lieu de rencontre en dehors du bureau, contactez les salles de conférence locales, qui disposent de salles adaptées à vos besoins. Rencontrez le soumissionnaire retenu pour passer en revue l'itinéraire de votre week-end afin de vous assurer que tout le matériel est livré dans les bonnes chambres au bon moment et que tous les repas et boissons sont préparés avant les pauses et les repas.
Contrôler chaque session
Donnez à chaque participant un classeur à trois anneaux ou un dossier comprenant les heures, les lieux, les sujets et les objectifs de chaque session. Dites au personnel qu'il est impératif que chaque participant arrive quelques minutes à l'avance pour que la retraite se déroule comme prévu. Nommer un modérateur qui gardera toutes les sessions sur la bonne voie, en s'assurant qu'elles commencent et finissent à l'heure. Annoncez la durée de chaque pause et indiquez aux participants l'heure à laquelle vous attendez tout le monde au début de la prochaine session. Prévoyez suffisamment de pauses pour permettre aux participants de s’occuper de toute question urgente à laquelle ils doivent faire face afin de réduire le nombre de personnes prenant des appels, envoyant des SMS ou quittant la salle pendant les présentations. Selon la durée de chaque session, prévoyez un avertissement de cinq ou dix minutes avant la fin prévue de la session pour aider les présentateurs à éviter de se perdre ou de ne pas terminer les points importants.