L'importance de la structure organisationnelle pour une entreprise
La structure organisationnelle, souvent appelée organigramme lorsqu’elle est rédigée sur papier, est un outil essentiel que la haute direction peut utiliser lors de la planification du personnel requis pour gérer l’entreprise de manière efficace et rentable. La préparation du tableau permet de s’assurer que les postes nécessaires ne sont pas oubliés et qu’il n’ya pas de départements en surnombre.
Définir les relations hiérarchiques
La structure organisationnelle indique à chaque employé à qui elle rend compte, quels sont les domaines fonctionnels dont elle est responsable et qui lui rend compte. Ces lignes d'autorité claires évitent une telle confusion lorsque deux superviseurs donnent des instructions contradictoires à un employé. Certaines sociétés ont une structure plus complexe qui inclut des relations de reporting indirectes, souvent appelées relations en trait interrompu. Celles-ci s'appliquent aux situations dans lesquelles un employé communique fréquemment avec un superviseur d'un autre département et que ce superviseur est autorisé à demander à cet employé un projet spécial, tel que la préparation d'un rapport financier.
Optimiser l'étendue de la gestion
La structure organisationnelle change de forme au fur et à mesure que l'entreprise se développe. généralement, plus de niveaux sont ajoutés. Dans une entreprise en démarrage comptant cinq membres, tout le monde peut rendre compte au propriétaire de l'entreprise d'un point de vue pratique. Lorsque le nombre de membres du personnel augmente considérablement, le propriétaire de l’entreprise modifie la structure et crée des postes de direction inférieurs à ceux auxquels les membres du personnel relèvent. Cela garantit que le PDG ne dispose pas d'une équipe de gestion trop large - trop de personnes relevant directement de lui, qu'il ne peut superviser efficacement.
Planification de projet
Les entreprises lancent souvent des projets nécessitant la participation de plusieurs départements de l'organisation. La direction utilise l’organigramme pour diviser le projet plus vaste en tâches plus petites, puis sélectionner les personnes impliquées dans le projet et responsables de l’achèvement de chaque étape du projet. L'organigramme montre la gamme complète des ressources humaines disponibles dans l'ensemble de l'entreprise.
Facilitation de la réorganisation
Les entreprises confrontées à des difficultés financières peuvent être amenées à réduire leurs effectifs ou à réduire leurs effectifs afin de réduire les coûts de personnel. La haute direction doit lutter contre la difficile question de savoir quelles positions éliminer. Le défi consiste à effectuer les réductions nécessaires tout en veillant à ce que tous les secteurs fonctionnels clés de la société disposent des effectifs nécessaires pour respecter les délais importants. L'étude de l'organigramme aide la direction à identifier les domaines dans lesquels ces réductions peuvent être effectuées. Une réorganisation peut également être entreprise simplement pour améliorer l'efficacité opérationnelle et non en réponse à des difficultés financières. Un exemple serait de scinder le service de planification financière du service de comptabilité, car le propriétaire de la société souhaite que le responsable du service de planification relève directement de lui plutôt que du responsable de la comptabilité.
Justifier les besoins en personnel
Au cours du processus de budgétisation annuelle, les chefs de service soumettent des demandes de dotation supplémentaire. La vue imagée présentée sur l'organigramme permet au responsable de montrer au propriétaire de l'entreprise les fonctions et responsabilités de chaque poste qui lui est subordonné, ainsi que les raisons pour lesquelles, à son avis, davantage de membres du personnel devraient être ajoutés à son service.