Procédures de contrôle interne des ressources humaines
Les services des ressources humaines interprètent, mettent en œuvre et communiquent les politiques et procédures en milieu de travail. Ces règles s'appliquent aux niveaux fédéral, des États et des entreprises, ce qui les rend extrêmement complexes par nature. En établissant des contrôles internes pour vos politiques de ressources humaines, vous aidez votre petite entreprise à remplir sa mission tout en respectant les exigences légales.
Règles
Certaines politiques sur le lieu de travail s'appliquent à tout le monde, tandis que d'autres sont spécifiques à certains employeurs. Les politiques peuvent concerner les affiches sur le lieu de travail, les salaires et les heures de travail, les dossiers du personnel, les descriptions de travail, le manuel de l'employé, la discrimination et le harcèlement, la confidentialité, les plans de santé et de protection sociale, le recrutement, la tenue des dossiers, la présence, les griefs des employés, la santé et la sécurité des employés. évaluations. Certaines procédures peuvent s’appliquer aux propriétaires, d’autres aux gestionnaires et d’autres à tous les employés. Par exemple, les employeurs doivent placer des affiches sur les lieux de travail dans des zones visibles de l'entreprise pour que les employés puissent les voir, les employés doivent respecter le code de conduite et les gestionnaires et les superviseurs doivent préserver la confidentialité si nécessaire.
la mise en oeuvre
Pour mettre en œuvre correctement les contrôles internes, vous devez déterminer les règles applicables à votre petite entreprise et les établir en conséquence. Chaque politique doit avoir son propre ensemble de contrôles. Par exemple, les politiques relatives à la conduite sur le lieu de travail devraient traiter des comportements acceptables et inacceptables au travail, des personnes auxquelles la politique s'applique et des mesures disciplinaires pour non-respect des règles. Vous constaterez peut-être que certains contrôles internes sont assez rigides, tels que la discrimination et les pratiques en matière de salaires et d'heures de travail; ceux-ci ont tendance à changer avec la loi. D'autres sont plus souples, comme les procédures relatives aux vacances et aux congés de maladie. Néanmoins, même les politiques flexibles peuvent avoir un type d’attachement juridique. Par exemple, bien que vous ayez légalement le droit de discipliner un employé pour ne pas suivre les règles de chronométrage, vous ne pouvez pas retenir son chèque de paie à cause de cela.
Communication avec les employés
Lors de la mise en place de contrôles internes, demandez l'avis des gestionnaires et des employés. Les superviseurs peuvent vous indiquer les règles nécessaires au bon fonctionnement de leurs services. Grâce aux sondages auprès des employés, vous pouvez déterminer quels contrôles internes fonctionnent et lesquels nécessitent des modifications. Pour communiquer des stratégies et des procédures à vos employés, utilisez la méthode la plus efficace pour la stratégie en question. Les méthodes comprennent les courriels, les réunions brèves, les ateliers, les mémos et les tableaux d'affichage.
Entretien
Développez un questionnaire général ou une liste de contrôle à utiliser lors de l’évaluation de vos contrôles internes. En effectuant des audits internes périodiques, vous pouvez détecter des failles dans votre système de contrôle interne et les corriger avant que des problèmes ne surviennent. Votre liste de contrôle doit aborder des problèmes tels que la gestion par la surveillance des soldes de congés des employés et la communication des politiques pertinentes à leurs employés. D'autres problèmes peuvent concerner les employés qui suivent les procédures de chronométrage, l'administration des dossiers du personnel et les mesures de sécurité des employés pour empêcher tout accès non autorisé au système. La liste de contrôle devrait inclure des sujets spécifiques aux ressources humaines, tels que la classification des employés en vertu de la Fair Labor Standards Act, ainsi que l'administration et la maintenance de votre système informatique de ressources humaines.
Considérations
Si vous ne disposez pas d'un personnel des ressources humaines sur site pour mettre en œuvre les contrôles internes, demandez conseil à un avocat ou faites appel à une entreprise de conseil en ressources humaines pour vous aider à rédiger vos politiques et procédures et à les mettre à jour.