Retenues obligatoires sur la paie volontaire
Les retenues obligatoires sur salaire sont celles requises par la loi et les retenues volontaires ne sont pas obligatoires. Cependant, les retenues sur la paie peuvent être compliquées. Vous devez déterminer laquelle des déductions obligatoires s’applique à vos employés et vous devez établir des politiques appropriées qui déterminent les bases de la déduction pour les retenues volontaires.
Retenue fédérale
La loi fédérale stipule que vous devez retenir l'impôt fédéral sur le revenu, les taxes Medicare et la taxe de sécurité sociale sur les chèques de paie de vos employés. Les exigences en matière de déduction figurent dans la circulaire E du Internal Revenue Service, que l'agence met à jour chaque année. Vous retenez l'impôt fédéral sur le revenu selon les formulaires W-4 de vos employés et les tables de retenue d'impôt de la circulaire E. À compter de 2013, déduisez les cotisations de sécurité sociale à 6, 2% des salaires imposables, jusqu'à un maximum de 113 000 USD pour l'année, et les taxes de l'assurance-maladie à 1, 45% des salaires imposables. Une taxe supplémentaire de 0, 9% sur l'assurance-maladie s'applique aux employés qui gagnent plus de 200 000 dollars par an.
Retenue d'État et locale
Les retenues obligatoires peuvent également prendre la forme d’impôt sur le revenu, d’impôt de chômage, d’assurance invalidité, de taxes de ville et de comté. Les procédures de calcul varient en fonction des États et des administrations locales. Contactez donc l’administration fiscale de l’État pour obtenir des précisions.
Garnitures salariales
Les saisies de salaire sont des déductions obligatoires, qui peuvent inclure des prélèvements d’IRS et d’État, des ordonnances de pension alimentaire pour enfants et des pensions alimentaires, une saisie-arrêt de prêt étudiant et des saisies-arrêt initiées par les créanciers. En vertu de la loi fédérale, pour les saisies de salaire ordinaires, ne retenez pas plus de 25% du salaire disponible d'un employé ou le total des salaires disponibles dépassant 30 fois le salaire horaire minimum fédéral. L'État peut fixer des limites de saisie inférieures. dans ce cas, appliquez le plus petit montant de saisie-arrêt. Pour obtenir un salaire disponible, soustrayez les déductions obligatoires du salaire brut de l'employé.
Déductions volontaires
Les retenues volontaires sont celles que vous proposez et que vos employés acceptent. Ces déductions peuvent inclure les assurances santé, accident, invalidité et vie; plans de retraite; comptes de dépenses flexibles tels que les soins aux personnes à charge et les dépenses de soins de santé; frais de stationnement et de transit; cotisations syndicales; et déductions pour avances sur salaire et autres avantages parrainés par la société. Bien que la loi ne vous oblige pas à les proposer, le gouvernement fédéral et les gouvernements des États peuvent avoir des politiques qui affectent ces déductions. Par exemple, vous devez généralement établir une politique écrite et obtenir l'autorisation écrite de l'employé pour pouvoir déduire les prestations de l'assurance maladie et du régime de retraite. En outre, en ce qui concerne les avances de chèque de paie, l'État peut avoir des politiques sur le fait de ne pas les retenir du dernier salaire.
Impôt avant impôt
Les retenues volontaires sont effectuées après impôt ou après impôt. Dans le premier cas, soustrayez la déduction du salaire brut de l'employé avant de calculer les impôts. Avec ce dernier, soustrayez la déduction après avoir calculé les taxes. Le reste après les déductions avant impôts est le salaire imposable de l'employé. Si elle n'a pas de déductions avant impôts ou si les déductions sont après impôt, tous ses salaires bruts sont imposables.