Quelles sont les formes de paiement acceptables pour la paie?
En vertu de la Fair Labor Standards Act, un employeur de petite entreprise peut verser un salaire en espèces ou sous la forme d'un instrument négociable payable sur demande, tel qu'un chèque ou un dépôt direct. Le département du travail de l'État applique les lois sur les salaires et les heures de travail d'un État, qui incluent des formes acceptables de paiement de la masse salariale. La loi d'un État peut être plus spécifique que la loi fédérale et peut inclure la possibilité de payer par carte de débit.
Vérifier
Si vous payez vos employés par chèque, le paiement doit être disponible sur demande. Si le paiement est refusé et que le motif peut vous être attribué, alors l'employé n'a pas été payé. Cela peut se produire par exemple si les fonds disponibles sur votre compte bancaire d'entreprise sont insuffisants. Même si vous avez donné son chèque à l'employée par jour de paie, si le paiement est refusé, techniquement, elle n'a pas été payée. Vous pouvez écrire à la main des chèques de paie; Cependant, pour un aspect professionnel, utilisez un logiciel de paie pour les générer.
Dépôt direct
En vertu de la loi fédérale, vous pouvez payer par dépôt direct, à condition de donner à vos employés la possibilité de recevoir leur paiement par chèque ou en espèces. Vous devez également permettre à vos employés de choisir leurs propres institutions financières s'ils optent pour le dépôt direct. Au niveau des États, les lois sur les dépôts directs sont très spécifiques. L'État peut dire que vous devez obtenir le consentement écrit d'une employée pour la payer par dépôt direct. Des lois spécifiques pourraient vous permettre de rendre obligatoire le dépôt direct. En outre, vous devrez peut-être proposer d'autres modes de paiement, tels que des espèces, des chèques ou une carte de débit, si un employé ne souhaite pas de dépôt direct ou n'a pas de compte bancaire. Pour activer le dépôt direct, vous devez utiliser un logiciel de paie, qui génère des talons de chèque de versement.
Considérations
En plus du chèque, un instrument de paiement écrit comprend d’autres formes de paiement, telles que le chèque de banque ou le mandat. L’État peut vous autoriser à utiliser d’autres formes de paiement en plus des méthodes prescrites par l’État, à condition que la salariée donne son consentement écrit.
En espèces
L’argent comptant est un moyen de paiement acceptable, mais vous devez faire preuve de prudence lorsque vous l’utilisez. Les instruments de paiement écrits laissent une trace papier automatique, mais pas les espèces. Vous devez générer votre propre trace papier pour prouver que vous avez payé un employé en espèces. Préparez une déclaration écrite chaque fois que vous la payez. Faites-la signer pour en accuser réception et en faire une copie pour vos dossiers. Veillez à respecter les lois fiscales applicables aux autres modes de paiement. Cela comprend la retenue des impôts en espèces au niveau fédéral et des États sur les paiements en espèces et leur soumission au gouvernement, ainsi que la distribution annuelle de W-2 aux employés payés en espèces.
Carte de débit
Les cartes de débit salariales permettent aux employés de faire des achats aux détaillants et d’obtenir de l’argent aux guichets automatiques, jusqu’à concurrence du montant de leur chèque de paie. C’est un moyen pratique pour les employés qui n’ont pas de compte bancaire d’avoir accès à leur salaire net. En fonction de la société tierce, les employés peuvent avoir la possibilité d’obtenir leur salaire sans frais ou de devoir payer certains frais de retrait. Le programme pourrait être gratuit pour les employeurs. Que vous puissiez payer vos employés par carte de débit dépend de la loi en vigueur dans votre État. Par exemple, au Texas, vous pouvez payer par carte de débit si l'employé y consent par écrit. Attention toutefois aux cartes de paiement qui entraînent des frais chaque fois que l'employé les utilise. Ces déductions pourraient causer des problèmes en vertu de la loi de l'État